HCI4
Observação: Os títulos que estiverem na cor vermelha referem-se a módulos que devem ser adquiridos individualmente.
Índice
- 1 Cadastro
- 2 Operação
- 3 Mala direta
- 4 4-Relatórios
- 4.1 Cadastros
- 4.2 4.2-Retrato
- 4.3 Estoque
- 4.4 Caixa/Contas
- 4.5 Pedidos/OS
- 4.6 Duplicatas/Boletos
- 5 Gráficos
- 6 Parâmetros
Cadastro
- Antes de começar a utilizar o HCI devemos realizar os cadastros para que as informações estejam pré-definidas na hora de realizar uma venda, ou um pedido de compra por exemplo.
Cadastro de empresa
Para acessar o vídeo autoexplicativo do cadastro de empresas clique no ícone ao lado.
- Para iniciar a utilização do HCI de forma correta primeiro é necessário cadastrar a sua empresa através da barra de menus, conforme o acesso indicado na imagem abaixo.
- Após clicar na opção Empresa, irá aparecer a tela de pesquisa onde se localiza as empresas já cadastradas. Para acessar a tela de inclusão da empresa basta clicar duas vezes em cima de qualquer empresa com o botão esquerdo do mouse ou apertar a tecla ENTER, observe a tela na imagem abaixo.
Dados Cadastrais
- Para realizar a inclusão de uma empresa basta clicar sobre o botão INCLUIR e ele irá abrir um novo cadastro de empresa, os dados cadastrais devem ser totalmente preenchidos, pois contém os dados principais de uma empresa.
Segue abaixo a imagem da tela de cadastro de empresa.
Logotipos
- Já na aba LOGOTIPOS pode se colocar o logotipo da empresa para aparecer tanto em relatórios como duplicatas e em relatórios específicos, para colocar a imagem basta clicar na câmera fotográfica e selecionar o caminho a imagem desejada está localizada.
Segue abaixo a imagem da tela.
NFe
Observação: Os títulos que estiverem na cor vermelha referem-se a módulos que devem ser adquiridos individualmente.
- Na aba NFe devem ser cadastradas as configurações que estão em vermelho junto ao setor de suporte, já a parte destacada em preto deve ser preenchida com a orientação da sua contabilidade devido as configurações referentes aos impostos.
Segue abaixo a imagem da tela.
SAT-NFCe
Observação: Os títulos que estiverem na cor vermelha referem-se a módulos que devem ser adquiridos individualmente.
- Na aba SAT-NFCe as configurações devem ser realizadas junto ao setor de implantação da HCI Sistemas Integrados, onde deve-se inserir o diretório que irá enviar o SAT-NFCe e informações que somente a implantação saberá.
Segue abaixo a imagem da aba SAT-NFCe.
- Na aba E-mail devem ser inseridas as informações referentes ao e-mail da sua empresa para poder enviar os orçamentos aos seus clientes, a configuração deve ser realizada junto ao setor de implantação ou suporte técnico.
Segue abaixo a imagem da tela.
Utilidades
Na aba Utilidades temos:
- Zera UF por produto: Se selecionar o HCI trará a UF do cadastro de NCM e não mais do cadastro de produtos.
- Baixa automatica da composição no faturamento: Se selecionar Baixa na hora de realizar uma venda o HCI produz o produto final e da baixa nas matérias primas e realiza a baixa do produto final no estoque. É utilizado por clientes que só produzem aquilo que vende (trabalha sempre com estoque zerado).
- Modelo de bobina e quebra de descrição de produtos na bobina modelo (2) são configurações para quem imprime orçamento via bobina.
Segue abaixo a imagem da tela.
Estatística por E-mail
- Nessa aba podem ser configuradas estatísticas referentes a sua empresa para receber no e-mail que foi cadastrado na aba 5, as configurações da imagem abaixo devem ser realizadas conforme a sua preferência.
Segue abaixo a imagem da tela.
Força de venda
Observação: Os títulos que estiverem na cor vermelha referem-se a módulos que devem ser adquiridos individualmente.
- Nessa aba o setor Implantação deve informar o Token para habilitar as funcionalidades do aplicativo Força de venda (vendas realizadas através de consultores externos da empresa via smartphones ou tablets).
Segue abaixo a imagem da tela.
Dados do contador (Sped)
Observação: Os títulos que estiverem na cor vermelha referem-se a módulos que devem ser adquiridos individualmente.
- Deve-se preencher essa tela com os dados do contador para a geração do SPED Fiscal/Contribuições.
Segue abaixo a imagem da tela.
MDFe
Observação: Os títulos que estiverem na cor vermelha referem-se a módulos que devem ser adquiridos individualmente.
- Na aba MDFe as configurações devem ser realizadas junto ao setor de Implantação da HCI Sistemas Integrados.
Segue abaixo a imagem da tela.
NFS-e
Observação: Os títulos que estiverem na cor vermelha referem-se a módulos que devem ser adquiridos individualmente.
- Na aba NFS-e o cliente deve realizar o cadastro das configurações junto ao setor de Implantação da HCI Sistemas Integrados e quando houver alguma mudança referente as tributações, deve-se entrar em contato com o setor de suporte para realizar as alterações.
Segue abaixo a imagem da tela.
Cadastro de Clientes
Para acessar o vídeo autoexplicativo do cadastro de clientes clique no ícone ao lado.
- Nesse tópico devem ser cadastradas as informações referentes aos cadastros de clientes.
Cadastro de clientes
- Para o cadastro de clientes, deve-se acessar através do menu de acordo com a imagem abaixo.
- Após clicar em clientes aparecerá a tela de pesquisa de clientes, para acessar a tela de inclusão de clientes basta clicar duas vezes em cima de qualquer cliente com o botão esquerdo do mouse ou pressionar a tecla ENTER.
Segue abaixo a imagem da tela.
Cadastro
- Para realizar a inclusão de um cliente basta clicar sobre o botão INCLUIR e ele irá abrir um novo cadastro de cliente. Os dados cadastrais devem ser totalmente preenchidos, pois contém os dados principais do cliente, que também são utilizados quando se emite uma NFe ou afins.
- Esse cadastro serve também para Fornecedores e Funcionários por exemplo, basta alterar a classificação clicando na lupa que fica no canto superior direito da tela da Figura 16.
Segue abaixo a imagem da tela.
Dados Adicionais
O preenchimento dessa aba é opcional.
Na tela de dados adicionais do cadastro de cliente é possível:
- Visualizar a última compra do seu cliente;
- Especificar o ramo de atividade dele;
- Vincular um vendedor para o cliente;
- Selecionar uma região;
- Indicar a empresa que o cliente é visualizado.
Segue abaixo a imagem da tela.
Fatura
O preenchimento dessa aba é opcional.
Na tela de fatura do cadastro de cliente é possível:
- Adicionar o endereço de cobrança;
- Adicionar um endereço de entrega;
- Vincular uma transportadora para o cliente;
- Indicar uma tabela de preço para o cliente;
- Indicar um desconto padrão para o cliente;
- Marcar se o cliente tem substituição tributária;
- Indicar o valor de ICMS;
- Indicar uma condição de pagamento padrão;
- Indicar a quantidade de parcelas para a condição de pagamento selecionada;
- Preencher o prazo para pagamento das parcelas.
Segue abaixo a imagem da tela.
Comentários
- A tela comentários serve para vincular informações adicionais sobre o cliente (essas informações são armazenadas internamente, no cadastro de cliente).
Segue abaixo a imagem da tela.
Contatos
- Na tela de contatos no cadastro de cliente pode ser adicionado contatos de pessoas com relacionadas á esse cliente (com quem se comunicar em caso de ausência do cliente cadastrado).
Segue abaixo a imagem da tela.
Outros
- Na tela outros do cadastro de cliente, é possível verificar todo o histórico de pagamentos do cliente e as últimas compras realizadas por ele.
Segue abaixo a imagem da tela.
Força de Venda
Observação: Os títulos que estiverem na cor vermelha referem-se a módulos que devem ser adquiridos individualmente.
- Na tela força de venda em Status do cliente é possível selecionar se o cliente deve ou não aparecer no aplicativo, em Cliente bloqueado, pode-se bloquear o cliente para realizar compras (por motivos financeiros por exemplo).
Segue abaixo a imagem da tela.
Atividades
- O cadastro de atividades não é obrigatório, porém é uma das formas utilizadas para distinguir os grupos de clientes cadastrados no seu sistema, temos exemplos de atividades na Figura 24.
Para o cadastro de atividades deve-se acessar através do menu conforme a imagem abaixo.
- Ao acessar abrirá a tela de pesquisa de atividades, para incluir novas atividades basta clicar com o botão esquerdo duas vezes sobre qualquer atividade existente que entrará na tela de cadastro de atividades.
Segue abaixo a imagem da tela.
- Para fazer o cadastro de uma nova atividade deve clicar em INCLUIR depois colocar um código para atividade e inserir o nome.
Segue abaixo a imagem da tela.
Classificação
- A classificação refere-se ao tipo de cliente.
Por exemplo: Fornecedor, distribuidor, funcionário.
- Essa classificação serve para diferenciar na hora de consultar as despesas e receitas da empresa.
Segue abaixo a imagem de acesso a classificação.
- Ao acessar abrirá a tela de pesquisa de classificação, para incluir nova classificação deve-se clicar com o botão esquerdo duas vezes sobre qualquer classificação existente para acessar a tela de cadastro.
Segue abaixo a imagem da tela.
- Para fazer o cadastro de uma nova classificação deve clicar em INCLUIR depois colocar um código para classificação e inserir o nome da classificação.
Segue abaixo a imagem da tela.
Regiões
- O cadastro de regiões não é obrigatório, porém também é uma das formas de classificar seus clientes.
Por exemplo: Região sul, norte, leste, oeste.
Para o cadastro de regiões deve-se acessar através do menu conforme a imagem abaixo.
- Ao abrir a tela de pesquisa de região, para incluir nova região deve clicar com o botão esquerdo duas vezes sobre qualquer região existente que entrará na tela de cadastro de região.
Segue abaixo a imagem da tela.
- Para fazer o cadastro de uma nova região deve clicar em INCLUIR depois digitar um código para região e inserir o nome da região.
Segue abaixo a imagem da tela.
Troca código de cliente por bloco
- Para acessar a troca de código de cliente por bloco basta seguir o caminho da imagem abaixo.
- Ao acessar essa ferramenta recomenda-se realizar o backup do sistema, conforme a imagem abaixo.
- Nessa tela o cliente pode trocar o código do cliente em blocos.
Por exemplo: Pode selecionar do cliente 1 ao 10 e gerar do 100 em diante, ou seja, o cliente 1 agora será o 100, o 2 será o 101 e assim sucessivamente.
- Ao alterar o código do cliente tudo que estiver vinculado a esses clientes será atualizado junto com ao novo código atribuído.
Segue abaixo a imagem da tela.
Área
- Para acessar o cadastro de área deve seguir o caminho da imagem abaixo, o cadastro de área também é uma forma de classificar os clientes.
- Irá abrir a tela de pesquisa de área, para incluir uma nova área deve clicar com o botão esquerdo duas vezes sobre qualquer área existente.
Segue abaixo a imagem da tela.
Para fazer o cadastro de uma nova área:
- Clicar em INCLUIR;
- Inserir um código para área;
- Inserir o nome da área;
- Selecionar o estado referente a essa área no campo UF;
- Clicar em gravar.
Segue abaixo a imagem da tela.
País
- Para acessar o cadastro de País deve acessar através do caminho indicado na imagem abaixo.
- Irá abrir a tela de pesquisa de país, para incluir um novo país deve-se clicar com o botão esquerdo duas vezes sobre qualquer país existente.
Segue abaixo a imagem da tela.
- Para realizar o cadastro de um novo país deve-se clicar em INCLUIR depois definir um código para país e inserir o nome dele.
Segue abaixo a imagem da tela.
Condição de pagamento
- Para acessar o cadastro de condição de pagamento deve-se acessar através do caminho representado na imagem abaixo.
- Irá abrir a tela de pesquisa de condição de pagamento, para incluir uma nova condição de pagamento deve clicar com o botão esquerdo duas vezes sobre qualquer condição de pagamento existente.
Segue abaixo a imagem da tela.
Para realizar o cadastro de uma nova condição de pagamento:
- Clicar em INCLUIR;
- Inserir um código para condição de pagamento;
- Inserir uma descrição para condição de pagamento;
- Selecionar um centro de custo para credito e um centro de custo para débitos;
- Configurar quantas parcelas serão possíveis para essa condição de pagamento;
- Clicar em gravar.
Segue abaixo a imagem da tela.
Caixa
- Nesse tópico estão os cadastros referentes aos caixas do HCI.
Centro de custo
- O centro de custo é para onde irão as contas/pedidos de vendas/pedidos de compras que você associará a ele, é uma forma de organizar melhor suas finanças no HCI.
Para acessar o cadastro de centro de custo deve-se acessar através do caminho representado na imagem abaixo.
- Irá abrir a tela de pesquisa de centro de custo, para incluir um novo centro de custo deve-se clicar com o botão esquerdo duas vezes sobre qualquer centro de custo existente.
Segue abaixo a imagem da tela.
Para fazer o cadastro um novo centro de custo:
- Clicar em INCLUIR;
- Inserir um código;
- Inserir um nome para esse centro de custo,
- No campo CREDITO/DEBITO (de acordo com a seta) deve-se selecionar uma das duas opções para esse centro de custo;
- Clicar em gravar.
Segue abaixo a imagem da tela.
Departamento
- Os departamentos são associados as contas, mas não são obrigatório também, dependerá de como você deseja organizar seu HCI. Eles são adicionados ao abrir uma conta em Operação>Contas.
Para acessar o cadastro de departamentos deve-se seguir o caminho representado na imagem abaixo.
- Irá abrir a tela de pesquisa de departamentos, para incluir um novo departamento deve-se clicar com o botão esquerdo duas vezes sobre qualquer departamento existente.
Segue abaixo a imagem da tela.
- Para fazer o cadastro de um novo departamento deve-se clicar em INCLUIR depois acrescentar um código para o departamento e inserir uma descrição dele.
Segue abaixo a imagem da tela.
Bancos
Para acessar o vídeo autoexplicativo do cadastro de bancos clique no ícone ao lado.
- Para acessar o cadastro de bancos basta seguir o caminho representado na imagem abaixo.
- Irá abrir a tela de pesquisa de bancos, para incluir um novo banco, deve clicar com o botão esquerdo duas vezes sobre qualquer banco existente.
Segue abaixo a imagem da tela.
Para realizar o cadastro de um novo banco:
- Clicar em INCLUIR;
- Inserir um código para o banco;
- Inserir o nome da conta;
- Inserir agencia e conta;
- Inserir o saldo atual da conta do banco;
- Clicar em gravar.
Segue abaixo a imagem da tela.
Cartões (TEF)
- Para acessar o cadastro de cartões (TEF) basta seguir o caminho da imagem abaixo.
- Irá abrir a tela de pesquisa de cartões, para incluir um novo cartão, deve-se clicar com o botão esquerdo duas vezes sobre qualquer cartão existente.
Segue abaixo a imagem da tela.
Para realizar o cadastro de um novo cartão:
- Deve-se clicar em INCLUIR;
- Digitar código para cartão;
- Inserir o nome do cartão;
- Selecionar se o cartão será de credito ou debito;
- No campo VENDA deve selecionar um centro de custo para vincular ao cartão;
- Deve-se selecionar um banco para cair o credito do cartão;
- Pode-se colocar em quantos dias irá cair o pagamento;
- Pode selecionar o tipo de cartão no campo Rede;
- Vincular o cartão a um CNPJ;
- Clicar em gravar.
Segue abaixo a imagem da tela.
Cadastro de produtos
Para acessar o vídeo autoexplicativo do cadastro de produtos clique no ícone ao lado.
- Nesse tópico serão explicados os cadastros referentes aos produtos.
Produtos
- Para acessar o cadastro de produtos basta seguir o caminho da imagem abaixo.
- Irá abrir a tela de pesquisa de produtos, para incluir um novo produto, deve clicar com o botão esquerdo duas vezes sobre qualquer produto existente.
Segue abaixo a imagem da tela.
Dados Cadastrais
Para realizar o cadastro de um novo produto deve clicar em INCLUIR,e preencher os campos conforme a descrição abaixo.
- Cód. Fabricante (opcional) – Deverá ser preenchido caso queIrá vincular um código de fabricante (do seu fornecedor ou de quem produz o item) ao cadastro do produto;
- Descrição (obrigatório) – Nesse campo deve-se informar o nome do produto;
- Nível 1 a 6 (opcional) localizado no canto superior direito da Figura 58 – Se a sua empresa trabalha com produtos compostos, ou seja, utiliza matérias primas/outros produtos para fabricar um produto para venda, deve-se utilizar os níveis, onde nível 1 corresponde a matéria prima, do nível 2 ao 5 são produtos compostos, e nível 6 é produto final; Ao alterar o nível de 2 até 6, abrirá um botão escrito composição onde deve-se vincular os produtos e quantidades que são utilizadas para produzir o produto em questão, além de inserir mão de obra, despesas gerais de fabricação, markup e impostos se necessário.
- Unidade (obrigatório) – Indicar a unidade de medida de venda desse item (ex. un, pç, cx, etc);
- Lista Preço (opcional) – S/N, preencher para o produto aparecer ou não na lista de preço impressa, assim como servir de filtro para alguns relatórios;
- Local (opcional) – Campo para indicar em qual local do seu estoque encontra-se esse item (ex. prateleira JD23);
- Grupo (opcional) – Deve-se selecionar a qual grupo pertence esse item, embora seja opcional ele é importante e auxilia no controle de estoque e na geração de relatórios dentro do sistema;
- Faixa Trib. – Apenas cadastrar caso tenha ECF que faça integração com o sistema HCI, do contrário deixar em branco;
- Preço Médio – Esse campo é calculado pelo sistema, e alterado quando forem efetuadas entradas no estoque;
- Ean comercial/ean tributado (opcional) – Ambos os campos deverão ser preenchidos caso seu item possua ean 13, essa informação deverá ser obtida com a sua contabilidade;
- Preços (obrigatório) – Dentro do HCI existem 6 tabelas de preços e as mesmas deverão ser preenchidas de acordo com as vendas e compras.
Por exemplo: Preço 2 - definir preço para vendas em atacado; Preço 3 - para vendas em varejo; Custo - para o valor de custo do item.
Observação: tabela de custo deverá ser definida nos Parâmetros Gerais na aba Geral e a nomenclatura das tabelas pode ser customizada na aba Produto dos Parâmetros Gerais.
Segue abaixo a imagem da tela.
Dados Adicionais
Todo o cadastro da aba 2 é opcional.
- Fornecedores (opcional) – O HCI permite que para esse item sejam cadastrados até 3 fornecedores (os mesmos deverão ser cadastrados no cadastro de cliente);
- Qnde. Min. E Qtde. Máx. (opcional) – Ambos os campos permitem cadastrar quantidades mínimas e máximas para efeito de lista de compras;
- Qtde. Atual (opcional) – Cadastrar a quantidade no estoque daquele item, note que esse campo apenas é liberado quando vai INCLUIR o item dentro do sistema, após gravar o cadastro do item ele não mais é liberado;
- Mark. Up% (opcional) – Esse campo é para o cadastro da porcentagem do Mark. Up.
Segue abaixo a imagem da tela.
Fiscal
Toda a aba 3 dentro do sistema é de extrema importância e deve ser preenchida para o faturamento correto da sua NFe, se isso não ocorrer, ao faturar uma nota os campos com informações fiscais podem sair de maneira incorreta, inclusive a NFe pode ser rejeitada (pedir auxílio a contabilidade para o preenchimento dos campos).
- São opcionais somente os campos CFOP Saída e Entrada (pois já puxam de forma automática no pedido através da aba 3 do pedido que já preenche com CFOP) e os campos de Peso Líquido e Bruto que são opcionais para cadastro.
- O campo CFOP SAT-NFCe, só deve ser preenchido se emitir cupom SAT através do HCI.
- Além disso do lado direito inferior existe o botão UF por produto, esse botão serve para cadastrar as informações por estados (que devem ser definidos em cadastro – produto – ICMS) de substituição tributária (informações essas que devem ser consultadas com o contador).
- O campo Informações Adicionais também é opcional, já que se é cadastrado apenas quando para aquele item exista alguma informação que deva ser destacada na NFe (ex. número de chassi).
Segue abaixo a imagem da tela.
Comentários
- Na aba comentários o cliente pode fazer comentários do produto para verificação interna.
Segue abaixo a imagem da tela.
Conversão de Unidades
- Essa aba é de preenchimento opcional utilizada para o módulo de importação de XML, a mesma serve para cadastrar como vem o produto no XML do seu fornecedor (quantidade e unidade de medida) e a quanto equivale para sua utilização no HCI.
Por exemplo: Quando compramos um fardo de refrigerantes, porém em cada fardo vem 12 unidades e para sua venda/produção é realizada em unidades e não em fardos, portanto, 1 fardo do fornecedor equivale a 12 (un) no HCI.
Observação: Esse campo pode ser previamente preenchido ou ser preenchido na hora da importação de um XML.
Segue abaixo a imagem da tela.
Troca código
- Para acessar o cadastro de troca código basta seguir o caminho da imagem abaixo.
- Nessa tela é possível alterar o código de um produto já existente para um código novo, ou para um código que já existe em outro produto no HCI, porém irá sobrepor o produto que já estava com aquele código.
Por exemplo: O produto 1-Arroz será trocado para o código 2, porém o código 2 corresponde ao produto Feijão. Á partir de então o produto Feijão não existirá mais, e o produto Arroz agora terá o código 2→ 2-Arroz.
Segue abaixo a imagem da tela.
Duplica estoque
- Para acessar a função de duplica estoque basta seguir o caminho da imagem abaixo.
- Nessa tela pode se duplicar o estoque do produto para uma outra empresa, basta colocar o produto que deseja duplicar ou deixar os dois campos de branco a branco, selecionar a empresa de origem dos produtos para a empresa de destino.
Segue abaixo a imagem da tela.
Grupos
- Para acessar a função de grupos basta seguir o caminho da imagem abaixo.
- Irá abrir a tela de pesquisa de grupos, para incluir um novo grupo deve-se clicar com o botão esquerdo duas vezes sobre qualquer grupo existente e então abrirá a tela de cadastro de grupo.
Segue abaixo a imagem da tela.
Nesta tela pode se cadastrar grupos de produtos, para realizar o cadastro:
- Clicar em INCLUIR
- No campo código deve-se inserir um código para o grupo;
- No campo nome digitar um nome para o grupo;
- Clicar em gravar.
Exemplos de grupos: Laticínios, Enlatados, Cereais.
Segue abaixo a imagem da tela.
NCM
- Para acessar a função de cadastro de NCM, basta seguir o caminho da imagem abaixo.
- Irá abrir a tela de pesquisa de NCM, para incluir um novo NCM deve clicar com o botão esquerdo duas vezes sobre qualquer NCM existente.
O HCI como padrão já vem com diversos NCM's cadastrados, se estiver em duvida se já existe o NCM desejado, basta pesquisar no campo Texto a pesquisar.
Segue imagem da tela.
- Nesta parte pode se cadastrar o NCM, no campo código deve inserir um código para esse NCM e no campo descrição deve colocar a descrição do NCM, no campo classificação deve colocar a numeração do NCM, pode também cadastrar a CST (Código de Situação Tributário), colocar também o código CEST se o NCM tiver esse código, indicar se esse NCM recolho ou não ICMS e importar a tabela IBPT, disponível no site https://deolhonoimposto.ibpt.org.br/.
Segue abaixo a imagem da tela.
- Na função IVA por NCM é possível configurar de acordo com os Estados se o NCM tem substituição, MVA, situação tributária, ICMS interno, Redução ST e Aproveitamento de alíquota.
Segue abaixo a imagem da tela.
Observação (Nota fiscal)
- Para acessar a função Observação (Nota fiscal), deve-se seguir o caminho da imagem abaixo.
- Irá abrir a tela de pesquisa de observação, para incluir uma nova observação, deve clicar com o botão esquerdo duas vezes sobre qualquer observação existente.
Segue abaixo a imagem da tela.
- Nesta função pode se cadastrar uma observação para nota fiscal, no campo código terá um código para a sua observação, no campo descrição pode colocar uma descrição para a observação, no campo observação pode escrever qualquer informação que irá aparecer nos dados adicionais da nota fiscal.
Segue abaixo a imagem da tela.
Os macros podem ser utilizados de acordo com a imagem abaixo.
ICMS Interno
Para acessar o vídeo autoexplicativo do cadastro de ICMS Interno clique no ícone ao lado.
- Para acessar a função ICMS INTERNO, deve-se seguir o caminho da imagem abaixo.
- Irá abrir a tela de pesquisa de ICMS interno, para incluir um novo ICMS, deve clicar com o botão esquerdo duas vezes sobre qualquer ICMS existente.
Segue abaixo a imagem da tela.
Nesta função poderá cadastrar o ICMS interno de um estado. Seguem abaixo as descrições dos campos.
- Campo UF terá que selecionar o estado que deseja cadastrar o ICMS interno;
- Campo Inscrição Estadual poderá colocar a inscrição estadual da sua empresa referente aquele estado,
- Campo ICMS interno 1 poderá colocar a alíquota do estado o mesmo vale para o ICMS interno 2 se esse estado possuir;
- Campo Código Receita ICMS ST (SPED) poderá colocar um código especifico sobre o SPED que deverá ser orientado pelo contador;
- Campo FCP – Fundo de combate à pobreza, poderá colocar o valor da alíquota que o estado utiliza. Segue imagem da tela.
CFOP
Para acessar o vídeo autoexplicativo do cadastro de CFOP clique no ícone ao lado.
- Para realizar o cadastro das CFOP’s basta seguir o caminho da imagem abaixo.
- E então abrirá a tela de pesquisa de CFOP’s, por padrão já vem algumas CFOP’s pré cadastradas no HCI, porém se precisar incluir mais alguma basta clicar em qualquer CFOP da imagem abaixo.
- Após clicar em incluir, abrirá a tela abaixo, aonde deve-se preencher com orientação da contabilidade.
Troca ICMS/ST
- Essa função serve para alterar as alíquotas de ICMS/CST em lote.
Segue abaixo o caminho da imagem para acesso.
- Na tela da figura abaixo é possível selecionar qual o código dos produtos que se deseja alterar o ICMS ou CST, pode-se filtrar por grupo também e aonde está escrito Alterar % de ICMS para: basta escrever qual será a alíquota desejada.
O mesmo ocorre para troca de IPI, PIS e COFINS.
Grades
Essa função serve para clientes que precisam utilizar grades em seu sistema, como por exemplo lojas de roupas onde as grades podem ser Tamanho e Cor sendo Grade 1 e Grade 2 respectivamente.
Segue abaixo o caminho de acesso.
Ao clicar em Grade 1 abrirá a tela de pesquisa das grades, basta clicar em qualquer uma e depois em Incluir que abrirá a seguinte tela da imagem abaixo.
- No campo Código deve-se incluir um código para a Grade, na Descrição deve se informar o título da grade.
- No campo Código de descritivo deve-se informar quais são as variações dessa grade.
Por exemplo: Para uma grade cuja descrição é Cor, no Código descritivo 1 temos Azul, no 2 temos Rosa e assim sucessivamente, correspondendo dessa forma às variações dessas grades.
- O limite de variações por grade é de 24.
- Se for utilizar mais de uma grade por produto, basta cadastrar em Grade 2 as variações que serão combinadas com a Grade 1.
Informação importante: Para conseguir realizar vendas/compras com grades é preciso habilitar as grades em parâmetros gerais (botão em destaque com uma estrela na imagem abaixo, esse botão fica no menu).
Aonde está escrito Trabalha com Grades: deve selecionar S e se quiser deixar um nome padrão para as grades basta digitar em Label grade 1 e Label grade 2.
Agenda
- O HCI possui a função Agenda, onde é possível incluir compromissos, o caminho para agenda segue abaixo.
- Ao clicar duas vezes na linha laranja que aparece na tela de pesquisa de Agenda, basta clicar em Incluir e preencher na aba 1-Dados com os dados do compromisso (data, hora, cliente, atividade, vendedor) e na aba 2-Detalhamento preenche com os detalhes do compromisso se quiser.
- Se houver compromisso para o dia, o HCI mostrará a seguinte tela abaixo.
Para acessar a agenda é só ir no mesmo caminho: Cadastro>Agenda.
Moedas
- Nesse menu é possível cadastrar moedas, câmbios e realizar projeções.
Moedas
- O HCI possui a função de cadastro de Moedas, para o caso de Dolar/Euros ou qualquer outra moeda que queira cadastras, como padrão a moeda Reais já vem pré-cadastrada. Para acessar o cadastro de moedas basta seguir o caminho da imagem abaixo.
- Ao clicar duas vezes na linha laranja que aparece na tela de pesquisa de moedas com o cadastro do Real, basta clicar em Incluir e preencher conforme a imagem abaixo, onde o Tipo refere-se ao câmbio, se será mensal ou diário.
Câmbio
- Através do caminho abaixo conseguimos acessar o cadastro de Câmbio.
- Ao clicar em cambio irá aparecer uma tela para selecionar a qual moeda está se referindo e o período desejado, após selecionar as informações desejadas abrirá uma tela parecida com a da imagem abaixo para identificar o Câmbio da moeda em dias ou em meses, isso irá variar de acordo com o cadastro realizado (se foi tipo D ou M na hora de cadastrar a moeda).
Projeção
- Através do menu representado na imagem abaixo podemos acessar a projeção.
- Onde ao selecionar a moeda desejada, abrirá uma tela como a da imagem abaixo para inserir o índice da projeção, a data e o valor inicial da moeda, ao confirmar, essa projeção atualizará os valores de câmbio da moeda que foi projetada.
Vendedores
- Para acessar o cadastro de vendedores basta seguir o caminho da imagem abaixo.
- Ao clicar abrirá a tela de pesquisa dos vendedores, ao clicar em qualquer um e clicar em Incluir, abrirá a tela abaixo onde é possível configurar todos os campos.
Observação: O campo Acesso App Força de Venda para esse aceso é utilizado o e-mail do vendedor que deve ser preenchido nessa mesma tela, Tipo de Vendedor (Demander) só precisam ser preenchidos se possuir o módulo Força de venda contratado.
Trocar empresa
- Através do caminho representado na imagem abaixo é possível trocar de empresa, caso tenho mais de uma empresa cadastrada no HCI.
O botão “Sair” serve para fechar o aplicativo HCI.
Operação
- Nesse menu estão disponíveis as operações que o HCI faz, nos tópicos seguintes há a explicação de cada operação.
Estoque
- Através do caminho representado na imagem abaixo é possível acessar a operação de estoque.
- Após selecionar a opção estoque, abrirá a tela de pesquisa da figura abaixo com todas as movimentações que ocorreram com os produtos existentes no HCI.
Por exemplo: se houve pedido de venda com o produto, pedido de compra, se foi feito algum ajuste de inventário (inventário será explicado posteriormente).
- Também é possível verificar a data da movimentação, quanto foi movimentado, quem foi o cliente, entre outras informações.
Ao selecionar a movimentação conforme o produto desejado abrirá a seguinte tela da imagem abaixo, onde contém todas as informações da movimentação selecionada do produto.
Segue abaixo a descrição dos campos e a imagem.
- O tipo de movimentação, se foi uma entrada no estoque (através do pedido de compra, inventário ou importação de XML de compras), ou se foi uma saída (pedido de venda, ajuste de inventário, importação de XML de vendas);
- Quantidade que foi movimentada e o Saldo atualizado do produto no dia da movimentação selecionada;
- Qual foi o documento, se for uma operação de inventário estará identificada no documento, se não for, terá o número do pedido ou da Nota Fiscal nesse mesmo campo;
Na operação de estoque também é possível alterar as informações se o caixa estiver aberto até aquela data (em parâmetros gerais, veremos as instruções no tópico Parâmetros).
Operação de contas
- Na operação contas através do caminho da imagem abaixo, é possível verificar as contas a pagar, a receber e as realizadas.
- No caso de pedidos onde a forma de pagamento foi em parcelas (cartão de crédito por exemplo), haverá uma conta para cada parcela nas datas que foram preenchidas na hora da venda.
Contas
- Após clicar em operação-contas, abrirá a tela de pesquisa de contas onde constará todas as contas. No caso da imagem abaixo, foi um pedido de venda parcelado em 3x com parcelas para daqui 30,60 e 90 dias (condição de pagamento cadastrada conforme o item 1.3 desse manual).
- Sempre que as contas forem parceladas, apareceram em sequência juntamente com a descrição onde indicará qual foi o número do pedido, para poder identificar se as parcelas são referentes a mesma venda ou compra.
Dados da conta
- Ao selecionar a conta que se deseja verificar abrirá a tela da Figura 106, onde é possível identificar qual foi o valor real recebido ou que será recebido, no caso de cartões de crédito pode-se identificar o valor real já descontando a tarifa do cartão.
- Quando o valor real for menor que o valor previsto, o sistema perguntará se você deseja criar uma nova conta com o valor da diferença, onde pode-se selecionar outro centro de custo se quiser alterar.
- No campo Cheque deve-se identificar o número do cheque (se essa for a forma de pagamento) e os campos abaixo de Cheque referem-se as informações do próprio cheque: qual o banco/agência/conta do cheque, e se esse cheque foi repassado para outra pessoa você pode selecionar também.
- Abaixo de Descrição, em Observação resumida, é uma observação menor (uma frase no máximo), se desejar inserir uma observação maior, basta utilizar a aba Observações.
Remessa bancária
- Nessa tela aparecerá se foi gerada uma remessa bancária com aquela conta e os dados da remessa.
Segue abaixo a imagem da tela.
Baixa/Lote
- Na operação Baixa/Lote através do caminho da imagem abaixo, é possível baixar ás contas em aberto por lote, sejam elas a pagar ou a receber.
- Após acessar Baixa/Lote abrirá a tela abaixo, onde é possível filtrar o período, se é conta a pagar ou a receber, qual o cliente/banco/documento/cheque.
Esses filtros são opcionais, pode-se selecionar somente a data por exemplo. Feito isso, o sistema irá baixar as contas que foram selecionadas e o valor será o valor previsto (por essa função não dá para editar se foi pago a menos).
Baixa/Cliente
- Na operação Baixa/Lote através do caminho da imagem abaixo, é possível baixar ás contas em aberto por cliente, sejam elas a pagar ou a receber.
- A diferença dessa função para a baixa por lote é que na baixa por lote é possível selecionar um período, aqui somente seleciona o cliente e o tipo de conta (receber/pagar), mas tem a vantagem de poder receber um valor diferente do valor previsto.
Segue abaixo a imagem da tela.
Por exemplo: Um cliente tem 3 contas em aberto no valor total de R$500,00 reais mas pagou R$400,00, o sistema irá dar baixa nas contas e criar uma nova conta com o nome Restante pg. seguido da data que foi realizado o pagamento via Baixa/Cliente com o valor que resta a pagar, no caso desse cliente seria uma conta de R$100,00.
Segue abaixo a imagem da tela.
Periódicas
- Na operação Periódicas através do caminho da imagem abaixo, é possível configurar as contas que ocorrem mensalmente.
Por exemplo: contas de Luz, água, salários de funcionários.
Após acessar, na tela abaixo configura-se o dia que essa conta vence, e os meses que se deseja lançar essa conta para dar baixa posteriormente.
Deve-se identificar o valor previsto dessa conta, se houver reajuste mensal pode inserir.
- A data de referência é a data em que configurou esses lançamentos, é apenas para conferência, não interfere na data de vencimento.
- Como é necessário identificar o dia de vencimento da conta (no primeiro campo da tela da imagem abaixo), deve selecionar o dia que essa conta será lançada para o caso da data cair em um final de semana, se será na sexta-feira anterior à data de vencimento, ou no próximo dia útil que será segunda-feira.
- O que irá definir se é uma conta de débito ou se é uma conta de crédito é o centro de custo.
- No cliente deve-se selecionar o cliente referente a conta, ou um fornecedor para o caso de contas de débito (o fornecedor deve ser cadastrado no cadastro de clientes conforme o item 1.2.1.1 desse manual).
- Na descrição deve-se escrever um título para essa conta.
Segue abaixo a imagem da tela.
Reajustes
- Na operação Reajustes através do caminho da imagem abaixo, é possível realizar os reajustes das tabelas de preços dos produtos que se irá selecionar.
- Pode-se optar por reajustar via Percentual ou Fator, selecionar se deseja arredondar centavos ou outros tipos de arredondamento conforme a Figura 116.
- Deve-se selecionar quais os códigos dos produtos que se deseja reajustar a tabela de preço;
- Em porcentagem de reajuste deve-se colocar o percentual referente à cada tabela para ser reajustada;
- Selecionar se irá ajustar produtos de nível 1 (matéria prima) ou produto composto (demais níveis);
- Se houver reajuste para Mão de obra ou D.G.F (despesas gerais de fabricação), deve indicar o % nos devidos campos conforme a imagem abaixo.
Transferência
- Nessa função é possível realizar transferência de caixa e de estoque.
Caixa
- A transferência de caixa serve para quando se tem um valor em um banco que está cadastrado no HCI em uma empresa e precisa passar esse saldo para outra empresa que está no HCI também. Ou seja, dar saída em uma empresa e dar entrada de um valor específico na outra empresa.
Segue abaixo a imagem do caminho para acessar essa função.
Conforme dito anteriormente, deve-se selecionar a empresa e o banco de origem e a empresa e banco de destinatário, a data da transferência e o valor, além do centro de custo e o cliente.
- No caso do cliente, deve-se criar um cliente como Ajuste bancário ou o nome que desejar.
- O centro de custo da empresa de origem sempre vai ser de débito pois o valor sai da primeira empresa para entrar como crédito na empresa destinatário.
Segue abaixo a imagem da tela de transferência de caixa.
Estoque
- A transferência de estoque serve para transferir uma quantidade desejada de produto para outra empresa dentro do HCI, é similar a transferência de Caixa.
Segue abaixo a imagem do caminho para acessar a transferência de estoque.
Na tela da Figura 120 aparecem os campos que devem ser preenchidos para realizar a transferência de estoque:
- O produto que irá transferir;
- A quantidade desejada a ser transferida;
- O valor do produto e a respectiva tabela;
- As empresas de origem e de destino.
Pedidos
- Nessa função é possível incluir pedidos de vendas/compras/Ordem de serviço/MDF-e e faturar pedidos de pendas por lote.
Vendas
- A operação de Pedidos de vendas é utilizada sempre que algum cliente irá comprar algo na sua loja.
Segue abaixo a imagem do caminho para acessar essa função.
- Após acessar os pedidos de vendas, abrirá a tela de pesquisa onde aparecem todos os pedidos de vendas já realizados. Ao clicar em qualquer pedido existente e em Incluir como na imagem abaixo, será aberto um pedido em branco para preenchermos.
Dados
- Ao clicar em incluir abrirá a tela abaixo onde pode-se definir um código e um sufixo para o pedido em questão e à partir desse código o sistema seguirá a ordem para os próximos pedidos, o sufixo só mudará se alterar manualmente.
Para iniciar uma venda devemos realizar a inclusão das informações seguindo as instruções abaixo.
- Deve-se definir um cliente no campo Cliente: Se já souber o código do cliente basta digitar ou ao clicar na lupa abrirá a tela de pesquisa de clientes para selecionar o cliente desejado;
- Incluir os produtos que esse cliente comprou no campo em destaque na cor laranja da figura acima (Figura 123);
- Ao clicar para incluir um produto abrirá a tela abaixo, onde deve-se selecionar o produto através da lupa que dá acesso à pesquisa de produtos, ou digitar o código manualmente.
- Digitar a quantidade desse item que o cliente irá comprar, e se quiser alterar o preço unitário do produto também pode alterar manualmente no campo Valor Unitário, as informações abaixo desse campo vem direto do cadastro do produto (se estiverem preenchidas conforme as instruções desse manual);
- A última parte da tela onde está Saldo/Local indicará quanto tem desse produto em estoque;
- Para finalizar a inclusão desse item no pedido basta clicar em Inclui.
O campo incidências BC refere-se aos cálculos dos impostos que irão na nota fiscal, e possui as informações que foram configuradas como padrão na aba 3-NFe do cadastro de empresa.
Após incluir todos os itens que o cliente comprou, verificar as instruções abaixo.
- Ao lado de Data aparece a data em que o pedido foi faturado, como ainda não realizamos o pedido e não faturamos, ficará em branco e será preenchido automaticamente ao faturar;
- Pode-se definir uma data para Entrega ou de Retira do pedido;
- O campo Pedido do cliente serve para inserir alguma referência se quiser, essa informação ficará somente nessa tela;
- O campo Vend.: serve para identificar qual foi o vendedor responsável pelo pedido de venda, e o % indicará a % de comissão do vendedor sobre aquela venda. Ao selecionar o vendedor, aparecerá o nome dele no campo Nome Vendedor;
- No campo Fatura #: após o pedido ser faturado, aparecerá o código de faturamento, se foi faturado como Orçamento terá a nomenclatura PV-[sequência de zeros] seguidos do código e sufixo do pedido que pode ser alterado na hora de faturar. Se faturar como Nota fiscal, será NF-[o número que digitar ao faturar];
- No campo Tabela deve-se selecionar a tabela de preços que será utilizada para aquele cliente naquela venda;
- Deve-se selecionar Cd.Pg.: que é a condição de pagamento que o cliente utilizará;
- Pode-se definir um desconto para essa venda, no campo % Desc.:, e um centro de custo.
Após realizar os ajustes desejados no pedido do cliente, basta gravar, ao gravar a tela ficará similar à imagem abaixo.
Ao gravar o pedido automaticamente ele calculará os valores $Total;$ICMS;$IPI;$Subs. Tributária;$Pis;$Cofins e já ficará com status pendente, nesse status ainda é possível alterar e excluir o pedido, note que apareceram os botões no canto direito da tela, segue abaixo a função de cada um.
- Desdobra: Serve para dividir os itens em um novo pedido.
Por exemplo: O cliente inicialmente pediu 50 unidades de um produto x, esse pedido foi gravado e está como pendente e então o cliente avisa que vai levar 40 unidades agora, e voltar mais tarde para pagar e levar os outros 10.
Ao clicar em desdobra, é necessário selecionar o produto e alterar a quantidade, ao gravar automaticamente o sistema criará um novo pedido pendente com essa diferença.
- Empenhar: Essa função serve para reservar um produto para o cliente, ele ainda constará em estoque porém será destacado no saldo do produto a quantidade que está empenhada, assim na hora da venda é possível saber se está reservado ou não. Imagem abaixo.
Por exemplo: um pedido que foi desdobrado, como citado na explicação da função Desdobra, as 10 unidades que foram reservadas devem estar como empenhado, ou seja, deve acessar esse outro pedido que foi criado em desdobra e empenhar, assim quando o cliente voltar, bastará faturar o pedido.
- Recalcula: Essa função é utilizada quando gravou o pedido mas precisou alterar a tabela de preço para essa venda por exemplo, o HCI irá recalcular o preço dos produtos conforme a tabela para qual foi alterada. Se não utilizar o botão recalcula após alterar a tabela de preços do pedido, os preços dos produtos não serão alterados.
- Duplicar: Essa função serve para criar um outro pedido igual a esse, no caso de clientes que sempre compram os mesmos produtos por exemplo. Ao clicar em Duplicar o HCI irá criar esse outro pedido como pendente, onde será possível alterar as quantidades e adicionar produtos se quiser.
- Cancelar: Ao clicar em cancelar, o pedido continuará no sistema, porém com status de cancelado, diferente do botão Excluir no rodapé da figura 125, que exclui totalmente o pedido do sistema.
- Lib. Venda: Quando um usuário (que não for o supervisor) tentar realizar uma venda para um cliente que está na lista negra ou tentar aprovar um desconto maior do que o permitido, a venda será bloqueada e somente irá conseguir liberar através dessa função, onde terá de inserir uma senha para liberação. Normalmente quem possui essa senha é só o gerente da loja por exemplo.
- Faturar: Para faturar o pedido é necessário clicar nesse botão, ao clicar aparecerão as três opções da imagem abaixo, onde se possuir a Nota Fiscal no HCI, e for faturar dessa forma, basta selecionar Nota Fiscal Eletrônica e clicar em OK, se não possuir nota fiscal (ou não quiser faturar dessa forma), pode faturar como orçamento.
Ao clicar em Ok o sistema perguntará se deseja imprimir o orçamento, dar baixa no estoque e lançar em contas (se estiver definido dessa forma nos parâmetros gerais).
Obs Pedido/Dados Adicionais NF-e
Nessa aba é possível inserir observações do pedido de duas formas com finalidades diferentes.
- “Obs Pedido” serve para inserir uma observação interna sobre o pedido, ou seja, ela ficará somente no HCI. Se desejar que essa informação apareça na impressão do orçamento basta clicar em Imprimir (Figura 125) e selecionar a opção relatório.
- Dados Adicionais NF-e “Observações” é utilizado quando se deseja adicionar alguma observação para aparecer na nota fiscal do cliente. É possível selecionar uma observação se ela já foi cadastrada conforme o ensinado no item 1.5.6-Observação (Nota fiscal) desse manual, basta clicar na lupa ao lado de observações (como na figura abaixo) e selecionar a observação desejada, se preferir pode digitar a observação manualmente na hora da venda.
Segue abaixo a imagem da tela.
Dados NF-e (3)
- Nessa aba, se for emitir nota fiscal para essa venda, devem ser preenchidos os campos da imagem abaixo.
- A Natureza da operação vem dos parâmetros gerais aba Nota Fiscal (se estiver preenchido), e o cadastro da Natureza da operação (CFOP) foi ensinado no item 1.5.8-CFOP desse manual.
Segue abaixo o botão referente aos parâmetros gerais.
Ainda referente à Figura 129:
- A data de emissão é preenchida automaticamente, data de saída e hora são opcionais;
- CNPJ/CPF vêm do cadastro do cliente;
- I.E. Subs será preenchido automaticamente se estiver cadastrado conforme o ensinado no item 1.5.7-ICMS Interno desse manual, conforme o Estado do cliente;
- Cobrança na NFe se alterar para Não, não aparecerá na nota fiscal a forma de pagamento que esse cliente utilizou, se foi parcelado ou à vista, em boleto ou cartão, etc.
- Se houver encargos como $ Frete, $ Seguro, $ Despesas acessórias ou % Cred SN devem ser preenchidos nessa aba também.
Dados NF-e (4)
As informações dessa aba não são obrigatórias
Essa aba serve para informações de como serão entregues os produtos, ou seja:
- Espécie - será caixa/pacote por exemplo;
- Numeração - pode ser preenchido com o nº do lote;
- Quantidade - é a quantidade de caixas/pacotes que serão utilizados para realizar a entrega dos produtos;
- Peso líquido e Peso bruto - são calculados automaticamente se estiverem cadastrados nos produtos (conforme a instrução do item 1.5.1.3-Fiscal), pois o sistema somará o peso dos itens e colocará nesses campos;
- Destaca Difal - se não desejar que a DIFAL seja destacada basta deixar como N, se desejar, altere para S;
- Pedido do cliente na NF - se desejar alterar o número para que apareça diferente do nº do pedido que consta no HCI, basta preencher nesse campo;
- Modelo - refere-se ao modelo do produto predominante na nota fiscal;
- idDest - refere-se ao destinatário, se a operação é interestadual, interna ou com exterior, se deixar Automático trará a informação do cadastro do cliente;
- nf. Adicionais de interesse do fisco - se desejar destacar alguma informação fiscal, pode preencher nesse campo.
Segue abaixo a imagem da tela.
Transportadora
- Essa aba refere-se ao frete (forma de entrega do pedido), se não houver frete a opção selecionada deve ser 9=Sem Ocorrência d transporte, caso o contrário deve-se selecionar qual categoria melhor se encaixa no tipo de entrega.
- Se houver transportadora, deve-se selecionar a mesma na Lupa ao lado do campo citado a cima e o HCI irá trazer as informações de endereço do cadastro da transportadora.
Observação: O cadastro de transportadora é realizado em cadastro de clientes, na classificação deve-se selecionar TR de transportadora como no item 1.2.1.1-Cadastro desse manual.
Segue abaixo a imagem da tela.
Entrega/Cobrança
- Os campos de endereço de Cobrança e de Entrega, se estiverem preenchidos no cadastro de cliente conforme o item 1.2.1.3-Fatura desse manual, virão automaticamente na hora de realizar o pedido.
Referenciar Nota
- Essa aba serve para referenciar notas (como no caso de notas de devolução, ou complementar por exemplo), basta clicar em incluir e digitar o número da nota a que se refere.
Compras
- O acesso à Pedidos de compras se dá através do caminho abaixo destacado em azul, ou através do atalho destacado em vermelho.
As telas tanto para Pedido de vendas como para Pedido de compras são iguais, o que difere é:
- Pedido de vendas: é uma receita que entrará para a empresa e os produtos saem do estoque;
- Pedido de compras: é uma despesa para a empresa mas o produto entra no estoque.
Segue abaixo a imagem da tela para comparação.
Ordem de serviço
- Esse menu é utilizado quando sua empresa também trabalha com manutenção por exemplo, então se emite uma ordem de serviço.
Segue abaixo a imagem de acesso à Ordem de serviço.
Dados cadastrais
- A tela de inclusão referente aos dados cadastrais é similar ao pedido de venda/compra, a diferença é que nesse caso a nomenclatura não é a de um vendedor que estará associado à ordem de serviço e sim um técnico.
Dados do equipamento
Nessa tela deve-se preencher os seguintes dados referente ao equipamento a ser consertado:
- Quem solicitou o conserto;
- Qual o equipamento;
- Marca do equipamento;
- Modelo do equipamento;
- Série do equipamento;
- Estado em que o equipamento chegou (quebrado, faltando uma peça...);
- Qual o defeito do equipamento;
- Qual serviço será prestado.
- Em $M.O. deve-se preencher o preço da mão de obra, se for necessária a compra de um equipamento para realizar o conserto, deve incluir o mesmo como no pedido de venda (na linha em destaque na cor laranja) na imagem abaixo.
Dados NF-e (3)
- Nessa aba, se for emitir nota fiscal, devem ser preenchidos os campos da imagem abaixo.
A Natureza da operação vem dos parâmetros gerais aba Nota Fiscal (se estiver preenchido), e o cadastro da Natureza da operação (CFOP) foi ensinado no item 1.5.8-CFOP desse manual.
- A data de emissão é preenchida automaticamente, data de saída e hora são opcionais;
- CNPJ/CPF vêm do cadastro do cliente;
- I.E. Subs será preenchido automaticamente se estiver cadastrado conforme o ensinado no item 1.5.7-ICMS Interno desse manual, conforme o Estado do cliente;
- Cobrança na NFe se alterar para “Não”, não aparecerá na nota fiscal a forma de pagamento que esse cliente utilizou, se foi parcelado ou à vista, em boleto ou cartão, etc.
- Se houver encargos como $ Frete, $ Seguro, $ Despesas acessórias ou % Cred SN devem ser preenchidos nessa aba também.
Dados NF-e (4)
As informações dessa aba não são obrigatórias
Essa aba serve para informações de como serão entregues os produtos, ou seja:
- Espécie será caixa/pacote por exemplo;
- Marca do produto;
- Numeração pode ser preenchido com o nº do lote;
- Quantidade é a quantidade de caixas/pacotes que serão utilizados para realizar a entrega dos produtos;
- Peso líquido e Peso bruto são calculados automaticamente se estiverem cadastrados nos produtos (conforme a instrução do item 1.5.1.3-Fiscal), pois o sistema somará o peso dos itens e colocará nesses campos;
- Destaca Difal - Se não desejar que a DIFAL seja destacada basta deixar como N, se desejar, altere para S;
Transportadora
- Essa aba refere-se ao frete (forma de entrega do pedido), se não houver frete a opção selecionada deve ser 9=Sem Ocorrência d transporte, caso o contrário deve-se selecionar qual categoria melhor se encaixa no tipo de entrega.
- Se houver transportadora, deve-se selecionar a mesma na Lupa ao lado do campo citado a cima e o HCI irá trazer as informações de endereço do cadastro da transportadora.
Observação: O cadastro de transportadora é realizado em cadastro de clientes, na classificação deve-se selecionar TR de transportadora como no item 1.2.1.1-Cadastro desse manual.
Segue abaixo a imagem da tela.
Obs Pedido/Dados Adicionais NF-e
Nessa aba é possível inserir observações de duas formas com finalidades diferentes.
- Obs Pedido serve para inserir uma observação interna sobre a ordem de serviço, ou seja, ela ficará somente no HCI. Se desejar que essa informação apareça na impressão do orçamento basta clicar em Imprimir (Figura 125) e selecionar a opção relatório.
- Dados Adicionais NF-e Observações é utilizado quando se deseja adicionar alguma observação para aparecer na nota fiscal do cliente. É possível selecionar uma observação se ela já foi cadastrada conforme o ensinado no item 1.5.6-Observação (Nota fiscal) desse manual, basta clicar na lupa ao lado de observações (como na figura abaixo) e selecionar a observação desejada, se preferir pode digitar a observação manualmente na hora da venda.
Segue abaixo a imagem da tela.
Entrega/Cobrança
- Os campos de endereço de Cobrança e de Entrega, se estiverem preenchidos no cadastro de cliente conforme o item 1.2.1.3-Fatura desse manual, viram automaticamente na hora de realizar o pedido.
Serviço extra
- Caso deseje adicionar outros serviços à serem cobrados nessa ordem de serviço, basta preencher com os valores nos campos abaixo das palavras Encargo, essas nomenclaturas podem ser alteradas em Parâmetros gerais, aba Ordem de serviço.
Fatura PV por lote
- Essa função é utilizada quando deseja-se faturar com nota fiscal os pedidos de venda que estão faturados como orçamento.
- É necessário selecionar o período desejado, o cliente, e a condição de pagamento. Então abrirá uma lista com os pedidos faturados como orçamento que se enquadram com os parâmetros inseridos na tela abaixo.
- Basta selecionar os pedidos que deseja faturar e clicar em OK, se houver algum erro de preenchimento que implique na não validação da nota fiscal, o HCI irá informar.
Mdf-e
Observação: Os títulos que estiverem na cor vermelha referem-se a módulos que devem ser adquiridos individualmente.
Para as empresas que precisam emitir Mdf-e (Manifesto de Documento Fiscal eletrônico) basta acessar através do menu abaixo.
- Ao acessar abrirá a tela da Figura 149, onde ao selecionar a data da nota fiscal para gerar a Mdf-e aparecerá no campo destacado em vermelho.
- Se houver mais de uma nota fiscal para essa data também aparecerá, basta selecionar a nota que irá emitir a MDF-e.
- O campo destacado em verde será preenchido automaticamente quando selecionar a nota fiscal;
- Deve-se selecionar a Forma de Emissão e a modalidade de transporte (canto superior direito);
- O campo destacado em roxo refere-se a ordem do trajeto;
- O campo em marrom refere-se ao tipo de transporte, deve ser selecionado de acordo com o transporte que será utilizado, as opções são:
1-ETC (Empresa de Transporte de Cargas); 2-TAC (Transportador Autônomo de Cargas); 3-CTC (Cooperativa de Transporte de Cargas).
- O campo Rodoviário (destacado em preto na Figura 149) refere-se ás informações que devem ser fornecidas pelo motorista desse transporte, como informações de registros: rodoviário, de reboque, do condutor, e de pedágio.
Após preencher as informações necessárias, basta clicar em Gera no canto inferior direito da figura abaixo.
Força de venda
Observação: Os títulos que estiverem na cor vermelha referem-se a módulos que devem ser adquiridos individualmente.
Esse módulo é utilizado em conjunto com um aplicativo (que deve ser instalado em um aparelho com sistema operacional Android) para a utilização dos vendedores externos.
Nesse aplicativo é possível ter acesso a todos os produtos e clientes do HCI, (conforme as configurações realizadas) e ele possibilita a realização de pedidos de vendas de qualquer ambiente, esses pedidos de são enviados para o HCI através de sincronização.
- Para realizar a sincronização é necessário que o aparelho esteja conectado à internet.
A habilitação desse módulo deve ser realizada junto ao setor de implantação de sistemas.
SAT-NFCe
Observação: Os títulos que estiverem na cor vermelha referem-se a módulos que devem ser adquiridos individualmente.
- Para as empresas que precisam emitir cupom fiscal SAT/NFCe o HCI possui esse módulo, basta acessar através do caminho abaixo.
Ponto de venda
- Ao acessar a opção Ponto de venda, o HCI abrirá a tela abaixo onde deve-se informar o valor que o caixa possui no dia.
- Após inserir o valor que possui em caixa e selecionar OK, abrirá a tela da figura abaixo, onde deve-se selecionar o cliente referente ao cupom que irá emitir e incluir os produtos, caso não saiba o código do produto para inserir no campo, basta teclar F5 que abrirá a tela para selecionar o produto, é sempre importante teclar F6 para ativar a função de inserir mais de uma quantidade do mesmo produto.
- Após inserir todos os produtos, para finalizar a venda basta pressionar F4.
- Para sair da tela de ponto de venda é só pressionar a tecla ESC.
Ao teclar alt+F2 no ponto de venda, abrirá a tela de utilidades.
No final do dia, quando irá fechar o caixa, ou seja, não entrará mais vendas/final do expediente, ao clicar em 1-Fechamento de caixa abrirá a tela da Figura 154. As descrições dos campos seguem abaixo.
- 1-Valor de abertura destacado na cor preta, é o valor que foi informado ao abrir o caixa (Figura 151);
- 2-Entradas de caixa destacado na cor azul, são todos os valores que entraram no caixa desde a abertura até o momento;
- 3-Saídas destacado na cor vermelha, refere-se a todos os valores que saíram do caixa, ou seja, valores que tiveram que ser retirados do caixa por algum motivo específico, também contabiliza os valores que foram dados em desconto.
- 4-Abaixo do campo citado no item 3, temos os totais, onde consta o disponível em caixa com base em todas as movimentações desde a abertura dele, destacado em roxo temos o total declarado. Esse campo é único que pode ser editado nessa tela, é aonde deve-se inserir o valor que realmente tem no caixa, ou seja, antes de fechar o caixa temos que conferir quanto tem na gaveta e preencher o valor nesse campo.
O total declarado é um controle da empresa, ao conferir esse valor todos os dias sabe-se se por acaso não foi entregue um troco errado, ou algum cliente pagou outro valor.
Ao preencher o Total declarado, o HCI informará qual o valor da diferença, mesmo com diferença é possível fechar o caixa.
- 5-Para fechar o caixa: em cima do último botão dessa tela, tem um escrito Fechar basta clicar nele e confirmar o fechamento do caixa.
O fechamento de caixa também pode ser realizado quando o funcionário desse caixa sair para almoçar, ao voltar basta abrir o caixa novamente.
Ainda em utilidades (Figura 153) opção 2-Recebimentos, nessa tela é possível visualizar as contas à receber do HCI em geral, ou seja, todas aquelas vendas/compras que não foram pagas à vista.
- Se desejar pode-se filtrar por data, valor, número do documento ou nome do cliente também.
- Essa função serve para dar baixa nas contas criadas, quando um cliente vai até sua loja para pagar essas parcelas, ou quando o valor pago em cartão caiu na conta da sua empresa, por exemplo. Depende da forma que se irá trabalhar.
- Para das baixa nas contas, basta selecionar a conta desejada e preencher o valor previsto (se for diferente do que já aparece), e clicar em OK.
- Quando as contas são baixadas, elas vão para a aba Cancelar recebimentos, dessa mesma tela, para o caso de ter dado baixa na conta errada.
Segue abaixo a imagem da tela.
Em Utilidades, (Figura 153) temos o item 3-Sangrias. Esse item serve para quando precisa-se tirar dinheiro/colocar dinheiro no caixa.
Segue abaixo imagem da tela.
Em Utilidades (Figura 153) temos o item 4-Vendas, nessa tela aparecerá todas as vendas realizadas e as informações delas, é possível pesquisar pelo cupom desejado também nessa tela.
- Se o cupom retornou com erro, basta clicar duas vezes em cima do cupom desejado, que aparecerá a mensagem referente ao erro.
Ao clicar com o botão direito do mouse em cima do cupom, aparecem as opções destacadas em vermelho da Figura 157.
- Pode-se repetir a venda;
- Atribuir um CPF/CNPJ se já não foi informado antes;
- Transmitir o cupom fiscal (para transformar em cupom fiscal uma venda feita como orçamento);
- Procurar autorização - quando a venda fica com o status de ENVIADA (porque o sistema não conseguiu encontrar o retorno da autorização), serve para forçar o sistema encontrar essa autorização ou vincular o xml de autorização dessa venda. Aconselha-se á quando ocorrer esse status ENVIADA, entrar em contato com o setor de suporte.
- Cancelar venda, Procurar cancelamento (para o caso do cupom ter sido cancelado mas não atualizou no HCI). Ao cancelar o cupom, automaticamente estornará a conta e do estoque também.
Importante: Só pode cancelar o cupom até 30 minutos após ele ser gerado.
O SAT utiliza o manager eDoc para gerenciar cupons (baixar PDF/XML e exibir informações mais completas do que essa tela do HCI) e utiliza o aplicativo Never stop para configurações, ambos devem ser iniciados junto ao computador, pois se não não transmitirá o cupom para a SEFAZ.
Já o NFCe não utiliza never stop, somente o Manager eDoc, onde são realizadas configurações e gerenciamento mais completo dos cupons também. Essas configurações (never stop e manager eDoc) são realizadas junto ao setor de implantação ou suporte.
Segue abaixo a imagem da tela.
- Em Utilidades do SAT, (segue abaixo a imagem novamente) temos o botão 5-Desconto [F8], ao clicar nele pode-se atribuir um desconto para essa venda, mas a forma mais pratica é na tela da venda mesmo, teclar [F8] do teclado pois é um atalho para essa função.
Os demais botões dessa tela são os mesmos já existentes no HCI, o botão Configurações refere-se ás configurações do SAT, que será explicado no próximo tópico desse manual (2.8.2).
Configurações
- Para definir as configurações padrão do SAT-NFCe deve-se acessar através do menu abaixo, ou no ponto de venda através do atalho ALT+F2, botão configurações.
Essas configurações devem ser realizadas junto ao setor de implantação ou suporte.
As configurações são definidas para cada usuário individualmente, porém existe o botão de Replicar para todos os usuários em destaque na cor azul conforme a Figura 164.
Segue abaixo a descrição de cada configuração.
- É ponto de venda: se colocar sim (S) ao abrir o sistema ele já vai abrir na tela do ponto de venda (sat);
- Fecha ponto de venda: se deixar como não (N), e a outra opção sim, o usuário só vai ter acesso a tela do ponto de venda, não poderá acessar as outras funções do HCI;
- Troca vendedor: se deixar sim, o usuário poderá alterar o vendedor para esse ponto de venda, se deixar não, as vendas/cupons serão sempre lançados no nome do vendedor que foi definido para esse usuário no campo abaixo do Troca vendedor;
- Altera quantidade: define se esse usuário pode alterar a quantidade que será inserida de produto nas vendas;
- Altera valor unitário: define se esse usuário pode alterar o valor unitário dos produtos que serão inseridos nas vendas (ou seja, inserir um valor diferente da tabela do produto);
- Altera configuração: define se esse usuário pode alterar essas configurações;
- Destacado em amarelo temos as configurações referentes as contas que serão geradas para essas vendas, e informações fiscais. A Tabela é a tabela de preços a ser exibida em cada produto para venda nesse usuário.
Por exemplo:Um usuário Gerente pode vender com uma tabela de preços diferentes, com descontos maiores já embutidos nessa tabela por exemplo.
- Tecla F6 sempre habilitada: essa tecla é a que permite a inclusão de mais um item do mesmo produto na venda. Serve para o caso do cliente ter comprado apenas um item de cada produto, se essa opção não estiver marcada, ao pressionar enter o HCI já pula esse campo e assim agiliza o processo de inserção dos produtos nas vendas;
- Em destaque na cor verde temos as observações que queremos que apareça no cupom fiscal, pode-se definir conforme a preferência;
- Os dois campos em destaque na cor laranja são de configurações do setor de implantação/suporte, pois há casos em que não precisam ser configurados no HCI, apenas em outro sistema que trabalha em conjunto com o SAT;
- Em destaque na cor rosa, temos as configurações das perguntas que aparecem ao finalizar a venda;
- O campo destacado em vermelho refere-se aos dados para geração de sangria/reforço.
Importador de XML
Observação: Os títulos que estiverem na cor vermelha referem-se a módulos que devem ser adquiridos individualmente.
- Ao realizar uma compra ou uma venda com nota fiscal, obtém-se o XML referente a essa compra/venda, o HCI possui uma função onde é possível importar esse arquivo XML, e criar um pedido de venda/compra com as informações presentes nele.
Compras
- Para acessar o Importador de XML Compras basta seguir o caminho da imagem abaixo.
Seguem abaixo as descrições referentes a Figura 162.
- No campo destacado em vermelho deve-se indicar a pasta onde os XML’s estão, para a localização ficar mais fácil sugerimos que sempre deixe os XML’s na mesma pasta, dessa forma não é necessário alterar a pasta no HCI sempre que for importar um arquivo XML.
- No campo destacado em laranja estarão localizados os XML’s encontrados na pasta selecionada, reparem que há um quadrado na cor azul, é nesse quadrado onde se localizará o símbolo referente ao status desse XML (a descrição dos símbolos encontra-se destacada em rosa na figura 162), ao clicar sobre esse símbolo no XML desejado, aparecerá a mensagem referente ao status correspondente (motivo da inconsistência por exemplo).
- No campo destacado em verde deve-se selecionar as opções desejadas conforme a preferência.
Ao clicar duas vezes sobre um XML, abrirá a tela de configuração referente a ele (Figura 163), onde em verde se quiser atribuir um pedido de compra para esse XML pode-se procurar nesse campo, se deixar em branco, automaticamente será criado um novo pedido com ele.
- No campo destacado em preto deve-se selecionar se deseja gerar estoque (realizar entrada dos produtos no estoque), e se deseja criar conta no caixa contas;
- No campo destacado em Azul, deve-se selecionar as colunas que se deseja ocultar;
- No campo destacado em laranja apareceram todos os produtos referente a esse XML, repare que á um produto com status de inconsistências cadastrais, pois o mesmo não está cadastrado com esse código no HCI/não existe no HCI. Ao clicar duas vezes sobre ele, é possível associar esse produto ao que já existe no HCI, se não realizar essa vinculação será criado um novo produto com as informações que vieram do XML.
Após realizar esses ajustes basta clicar em OK (Figura 163), selecionar o XML e clicar em importar (Figura 162).
Ao importar abrirá a tela de Reajuste de preços, onde no campo destacado em verde (Figura 164) pode-se acrescentar ou subtrair as opções desejadas, se estiverem presentes nos produtos da nota fiscal correspondente ao XML.
- Destacado em Rosa encontra-se o nome da Tabela de custo utilizada no seu HCI (essa tabela é definida nos parâmetros gerais, junto a implantação de sistemas na hora da instalação do seu HCI, como padrão vem a Tabela 1);
- Destacado em azul, deve-se selecionar o método para atualizar a tabela de custo;
- Destacado em amarelo, se desejar atualizar a margem de lucro do cadastro dos produtos pode-se inserir e clicar em “Atualizar” para visualizar como ficaram os preços antes de clicar em “Atualizar cadastro de produtos com novas margens”;
- Destacado em preto pode-se selecionar as tabelas que se deseja atualizar os preços.
Vendas
O importador de XML para vendas funciona da mesma forma que o XML de compras, as diferenças são:
- O importador de XML de vendas criará um pedido de venda e não um de compra;
- Os produtos sairão do estoque;
- Não abrirá a tela de Reajuste de preços (Figura 164).
Segue abaixo o caminho para acessar o importador de XML de vendas;
Rotina bancária
Observação: Os títulos que estiverem na cor vermelha referem-se a módulos que devem ser adquiridos individualmente.
O módulo de rotina bancária foi desenvolvido para os clientes que desejam emitir boletos através da integração do HCI com o banco, gerar remessas de boletos, e importar os arquivos de retorno para o HCI.
Boleto
Observação: Os títulos que estiverem na cor vermelha referem-se a módulos que devem ser adquiridos individualmente.
Essa rotina serve somente para imprimir os boletos desejados, visto que, para que esse boleto esteja valido para pagamento ele deve ser registrado pelo banco, ou seja, deve-se enviar o arquivo de remessa gerado pelo HCI para o banco correspondente.
Segue abaixo a imagem do caminho para acesso a essa rotina.
Ao acessar deve-se selecionar as informações correspondentes/informações que devem sair nesse boleto caso não tenha gerado uma remessa anteriormente.
- Destacado na cor preta estão as opções que devem ser marcadas de acordo com a preferência;
- Destacado em azul existe a data de emissão que por padrão já preenchida a data de hoje, vencimento, referência, cliente e banco servem para filtrar as contas em aberto para gerar os boletos;
- Destacado em amarelo estão os campos referente a juros dos boletos, o campo Pagamento refere-se ao Local do pagamento que será impresso nos boletos; Espécie, Esp.Doc e Aceite não precisa preencher pois o HCI insere automaticamente o padrão imposto pelo banco selecionado;
- Destacado em verde temos as instruções que são informações complementares que pode-se inserir no boleto.
Ao finalizar o preenchimento, basta clicar em Imprimir no final da tela, segue abaixo a imagem correspondente.
Informação importante: Antes de colocar esse módulo em produção, é necessário homologar junto ao banco, ou seja, emitir um boleto e enviar para o banco verificar se os dados estão corretos, assim como a remessa (item 2.10.2-Remessa desse manual).
Remessa
Observação: Os títulos que estiverem na cor vermelha referem-se a módulos que devem ser adquiridos individualmente.
Á partir dessa função é possível gerar o arquivo para enviar ao banco para registro dos boletos.
Segue abaixo a imagem do caminho para acesso á remessa bancária.
- Ao acessar abrirá a tela da Figura 169, onde destacado em azul deve-se selecionar o código do banco desejado e o centro de custo referente as contas que irão no arquivo.
- Ao selecionar o banco, ele já mudará o campo banco que aparece destacado na cor preta.
- Destacado em amarelo temos a data de referência, ou seja, a data em que essas contas/pedidos foram faturados para saírem no arquivo; O nome do arquivo é indicado em Arquivo de saída, ele é composto pela data, mas pode ser alterado. Temos a opção Gera remessas já geradas anteriormente, se deixar como Não o sistema irá enviar para o arquivo somente as contas que não foram geradas remessas.
- Destacado em verde são indicados os dados da conta, referente ao cadastro do banco no HCI, ou seja, se no cadastro de bancos (item 1.4.3-Bancos desse manual) estiver preenchido essas informações, elas viram automaticamente.
- Destacado na cor rosa estão os dados referente a informações do próprio banco (que devem ser preenchidas com auxílio do gerente) que vão no boleto, ou seja, juros, número de carteira, entre outros. O nosso número o HCI preenche automaticamente e o Nº Arquivo/Sequencial também.
Informação importante: Antes de colocar esse módulo em produção, é necessário homologar junto ao banco, ou seja, emitir uma remessa e enviar para o banco verificar se os dados estão corretos, assim como o boleto (item 2.10.1-Boleto desse manual).
Segue abaixo a imagem da tela.
Retorno
Observação: Os títulos que estiverem na cor vermelha referem-se a módulos que devem ser adquiridos individualmente.
Essa função é utilizada para importar o arquivo de retorno do banco.
Segue abaixo o caminho de acesso.
Na imagem abaixo é possível verificar destacado em amarelo, o campo para identificar de qual banco é o arquivo que se irá importar.
- Ao clicar na lupa (destacada em rosa) abrirá a tela para procurar o arquivo desejado, após selecionar o arquivo, deve-se clicar em Listar, e posteriormente em Baixar (botão que aparecerá após listar).
Segue abaixo a imagem da tela.
NFSe
Observação: Os títulos que estiverem na cor vermelha referem-se a módulos que devem ser adquiridos individualmente.
O HCI possui o módulo de emissão de nota fiscal de serviços, o mesmo deve ser adquirido separadamente (assim como todos os itens desse manual que estão destacados na cor vermelha).
NFSe
Observação: Os títulos que estiverem na cor vermelha referem-se a módulos que devem ser adquiridos individualmente.
Segue abaixo o caminho de acesso ao módulo de NFSe.
- Nessa tela destacado na cor amarela, é possível selecionar o nome do cliente, associar um vendedor, e identificar o código de pagamento e a quantidade de pagamentos.
- As informações do campo destacado em vermelho devem ser solicitadas a contabilidade.
- No campo destacado na cor preta devem ser inseridos os serviços referentes a essa NFS-e e o valor cobrado por eles.
Após preencher os campos, basta clicar em confirmar.
- Ao clicar em Confirma, abrirá a tela abaixo, onde pode-se inserir os impostos e observações, após inserir as informações desejadas basta clicar em Ok.
Cancelar NFSe
Observação: Os títulos que estiverem na cor vermelha referem-se a módulos que devem ser adquiridos individualmente.
- Essa função serve para cancelar as contas referentes a NFSe. Para cancelar a NFSe deve-se acessar o eDoc e cancelar através dele, conforme o setor de implantação irá informar.
Segue abaixo o caminho de acesso.
- Ao acessar o sistema irá pedir o número da RPS que se deseja cancelar ás contas, basta inserir e confirmar.
Segue abaixo a imagem da tela.
CT-e
Observação: Os títulos que estiverem na cor vermelha referem-se a módulos que devem ser adquiridos individualmente.
- Para as empresas que precisam emitir CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico), o HCI possui esse módulo.
Segue abaixo o caminho de acesso.
- As informações à serem preenchidas nessa tela de emissão devem ser fornecidas pelo contador da empresa de origem.
Segue abaixo a imagem da tela.
- Para cancelar um CT-e deve-se acessar o eDoc e cancelar através dele, conforme o setor de implantação irá informar.
- No canto superior esquerdo da figura 178 temos acesso ás configurações, essas configurações devem ser realizadas junto ao setor de implantação/suporte.
Segue abaixo a imagem da tela.
Mala direta
- Esse módulo é utilizado para impressão de etiquetas e envio de e-mail, seja em lote ou não.
Imprime etiquetas
- Essa função é utilizada para impressão de etiquetas.
Segue abaixo o caminho para acesso.
- Ao acessar a impressão de etiquetas abrirá a tela da figura abaixo, onde todas essas informações implicam no PDF (ou impressão) que será gerado com as etiquetas.
Todas essas informações são opcionais, caso não filtre de nenhuma forma, ao clicar em imprimir abrirá a tela com as etiquetas de todos os clientes. Nas etiquetas estão inclusos nome do cliente e endereço.
Etiquetas remetente
- Essa função serve para imprimir etiquetas com as informações somente do remetente, ou seja, informações da sua empresa (Nome e endereço).
Segue abaixo a imagem de acesso a etiquetas remetente.
- Ao clicar nessa função, abrirá a tela da imagem abaixo onde deve-se configurar conforme desejar para realizar a impressão das etiquetas.
Mala direta via e-mail
- Através dessa função o HCI permite enviar e-mail aos clientes.
Segue abaixo o caminho de acesso.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo, onde destacado em azul é possível selecionar o e-mail do cliente (se é o que está cadastrado como comercial ou financeiro no cadastro do cliente); Os demais campos destacados servem somente para filtrar os clientes.
- Após realizar o filtro, basta clicar em enviar e-mail, onde abrirá a tela para digitar o assunto do e-mail e a mensagem, após digitar basta clicar no botão enviar e-mail.
Aviso de cobrança (Carta/Etiquetas/E-mail)
- O HCI possui a função de aviso de cobrança por e-mail, para acessar basta seguir o caminho da imagem abaixo.
- Ao acessar abrirá a tela da Figura 187, onde destacado em vermelho deve-se escolher a impressora, e em preto de onde deve vir a configuração do e-mail da empresa, se é do cadastro de empresas ou dos parâmetros gerais.
- Deve-se selecionar os clientes para antes de enviar o e-mail, ao clicar no primeiro botão do canto inferior esquerdo Selecionar apareceram os clientes que estão com contas atrasadas. Após selecionar, basta clicar em enviar e-mail (segundo botão, ao lado de selecionar).
- O HCI possui uma mensagem padrão que é enviada no e-mail dos clientes selecionados, segue abaixo o modelo do e-mail gerado automaticamente através do HCI, onde destacado em vermelho são os dados da sua empresa, em amarelo os dados do cliente, em verde é o texto padrão, e em azul são contas referente a cobrança e o valor total delas.
Etiquetas livre
- O HCI também possui a função de emitir etiquetas livres, ou seja, com o texto que desejar (não necessariamente com informações de clientes ou da sua empresa).
Segue abaixo o caminho de acesso.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo, onde destacado em preto é o tipo de impressão, e no campo destacado em vermelho é o texto que irá sair na etiqueta, em amarelo deve-se selecionar conforme a sua preferência.
Após definir esses campos, basta clicar em imprimir.
4-Relatórios
- O HCI possui diversos relatórios que estão disponíveis através do menu representado na Figura 191.
Cadastros
- Essa aba possui diversos relatórios referentes aos cadastros, que serão explicados nos próximos tópicos.
Clientes
- Para acessar o relatório de cadastro de clientes basta seguir o caminho da imagem abaixo.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo, onde destacado em amarelo é a ordem da visualização/impressão dos dados, em verde é o tipo de relatório que se deseja, onde no relatório simplificado traz as seguintes informações:
- Código do cliente;
- Nome;
- Telefone;
- Contato e-mail e homepage do cliente.
- Os campos destacados nas cores laranja, rosa e azul servem para filtrar os clientes que deseja que apareçam nesse relatório.
Bancos
- Esse relatório traz todos os bancos que você possui cadastrado no HCI.
Segue abaixo o caminho de acesso.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo, onde só é possível definir a ordem de impressão dos dados. Esse relatório traz as seguintes informações em relação aos bancos cadastrados: Código, conta, banco, contato e telefone.
C.C./Depts
- Nessa aba estão presentes dois tipos de relatórios, o de centro de custos e de departamentos.
C. Custos
- Através do caminho da imagem abaixo é possível ter acesso ao relatório de centro de custos.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo, assim como o relatório de bancos, só é possível definir a ordem de impressão dos dados. Esse relatório traz as seguintes informações em relação aos centro de custos cadastrados: Código, se é de débito ou crédito, e o nome do centro de custo.
Deptos
- Através do caminho da imagem abaixo é possível ter acesso ao relatório de departamentos.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo, assim como o relatório de bancos, só é possível definir a ordem de impressão dos dados. Esse relatório traz as seguintes informações em relação aos departamentos: Código e nome do departamento.
Produtos
- Através do caminho da imagem abaixo é possível ter acesso ao relatório de cadastro de produtos.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo, onde destacado em azul está a ordem da impressão das informações, em vermelho e em preto são os filtros para definir os produtos que devem sair no relatório.
- Ao definir os filtros e visualizar o relatório ou imprimir, as informações serão as destacadas em vermelho na Figura 201.
Compra/CL
- Esse relatório traz informações de clientes com a data da última compra ou também de clientes que nunca compraram, basta filtrar na Figura 203.
Segue abaixo o caminho de acesso.
- Na imagem abaixo, destacado na cor preta temos o filtro que foi citado á cima, onde é possível filtrar por clientes que possui compras, onde sairá a data da última compra deles, nome, código e telefone, e dá para filtrar também os clientes sem compras.
- O campo destacado em vermelho serve para refinar a busca.
CL Inativos
- Esse relatório traz as informações dos clientes inativos, essa nomenclatura refere-se aos clientes que nunca realizaram compras no HCI.
- A diferença entre esse relatório e o relatório de Compra/CL é que no relatório CL Inativos traz somente os clientes que possuem classificação CL, e no relatório Compra/CL é possível que apareça o endereço do cliente no relatório.
- Ao acessar o relatório, abrirá a tela da imagem abaixo onde é possível realizar os filtros desejados.
Atividades
- Esse relatório traz a relação de todas as atividades que você possui cadastrada no HCI.
Segue abaixo o caminho de acesso.
- Ao acessar abrirá a tela abaixo para definir a ordem de impressão/visualização das atividades.
Regiões
- Esse relatório traz a relação de todas as regiões que você possui cadastrada no HCI.
Segue abaixo o caminho de acesso.
- Ao acessar abrirá a tela abaixo para definir a ordem de impressão/visualização das regiões.
Vendedores
- O HCI possui o relatório para listar todos os vendedores cadastrados no HCI, basta acessar através do caminho da imagem abaixo.
- Esse relatório traz as informações de código, nome, comissão e e-mail dos vendedores, as opções para esse relatório são imprimir e visualizar. Segue abaixo a imagem da tela.
Agenda
- Esse relatório traz todos os registros que foram feitos na agenda de todos os usuários, de acordo com o filtro utilizado na Figura 213.
Segue abaixo a imagem do caminho para acesso.
- Após acessar, basta realizar o filtro e visualizar ou imprimir o relatório. O relatório trará as seguintes informações referentes aos compromissos agendados: cliente, data, hora e atividade.
Segue abaixo a imagem da tela.
Log
O relatório de log traz as informações referente à todas as alterações/inclusões/exclusões realizadas pelos usuários do HCI.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo onde é possível filtrar o Log por usuário, ação, termos a pesquisar (palavras específicas) e data.
4.2-Retrato
- Para acessar esse relatório basta seguir o caminho da imagem abaixo.
- É possível filtrar as informações conforme desejar (Figura 217), repare que tem a opção de 3 centro de custo para selecionar, se deixar em branco os 3 campos o sistema trata a informação de todos os centro de custos.
- Após inserir os filtros, clicar em visualizar ou imprimir, as informações apresentadas pelo HCI são as da imagem abaixo, ao lado de cada item aparecerá o total correspondente.
Estoque
- Nessa seção de relatórios é possível visualizar relatórios específicos relacionados ao estoque dos produtos.
Movimentações
- Esse relatório traz as informações de movimentações dos produtos, de acordo com o filtro selecionado na Figura 220. Segue abaixo o caminho para acesso.
- Na imagem abaixo é possível verificar as formas de filtros, destacado em verde está o tipo de relatório, e a ordem em que as informações irão aparecer.
- Destacado em amarelo é possível filtrar os produtos por código, se deixar em branco irá filtrar todos os produtos cadastrados no HCI que tiveram movimentações no período selecionado no campo destacado em azul, além de filtrar por período no campo em azul, pode-se filtrar por moeda, cliente, grupo e número do documento.
- Destacado na cor preta é possível filtrar o tipo de movimentação.
Segue abaixo a imagem da tela.
Preços/Posição
- Esse tópico engloba 3 relatórios, o de preços, posição e posição com NCM.
Preços
- Para acessar o relatório de preços basta seguir o caminho da imagem abaixo.
- Esse relatório trará somente os produtos que tenham selecionado no cadastro como “Lista Preço? S” conforme a imagem abaixo.
- Ao acessar através do caminho da Figura 221, abrirá a tela da imagem abaixo, onde destacado em preto deve-se selecionar o tipo de relatório e a ordem das informações, em vermelho selecionar os produtos que se deseja filtrar, se deixar em branco filtrará todos, em azul são mais filtros que devem ser selecionados de acordo com a preferência, e em amarelo a tabela de preço que deseja que apareça no relatório (pode selecionar mais de uma tabela também).
Segue abaixo a imagem da tela.
Posição
- Esse relatório traz diversas informações conforme a Figura 226, e serve principalmente para visualizar a quantidade de produtos que se possui em estoque. Para acessar basta seguir o caminho da imagem abaixo.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo, onde as maiores vantagens são: saber a posição do estoque na data desejada, por exemplo, se quiser pode filtrar o estoque do mês passado também é possível; pode visualizar os produtos que não estão como lista preço (Figura 222); e pode exportar para excel.
- Os filtros da imagem abaixo devem ser preenchidos de acordo com a preferência.
- Após realizar os filtros, a posição do estoque é indicada com nomenclatura “Saldo” conforme a seta vermelha da imagem abaixo.
Posição com NCM
- No HCI também é possível visualizar um relatório com o número de NCM de cada produto.
Segue abaixo a imagem de acesso.
- Como representado na figura abaixo, o relatório de posição com NCM possui menos filtros do que o relatório somente de posição.
- Na visualização desse relatório não aparece unidade e local, não exporta para excel, possui menos filtros que o relatório de posição, aparecem todos os produtos, até mesmo os que estão com lista preço? N.
Segue abaixo a imagem com os filtros para gerar o relatório.
Compras
- Esse relatório traz informações de lista de compras, onde se possuir cadastrado nos produtos a quantidade mínima e máxima (conforme ensinado no tópico 1.5.1.2-Dados Adicionais desse manual), ele trará as informações conforme a Figura 231.
Segue abaixo o caminho de acesso.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo onde deve-se selecionar os filtros de acordo com a preferência.
- As informações impressas nesse relatório são as da imagem abaixo, onde se possuir as quantidades mínima e máxima cadastradas (destacadas em vermelho), o sistema calculará automaticamente quando falta comprar para alcançar os valores de mínimo e máximo cadastrados (destacado em amarelo), o saldo disponível em estoque está destacado em verde.
- Se na tela de pesquisa (Figura 230) estiver selecionado Sim na opção Com fornecedores? aparecerá no relatório conforme destacado em azul na imagem abaixo.
Etiquetas
- Esse relatório é somente utilizado para impressão de etiquetas referente aos produtos.
Segue abaixo o caminho de acesso.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo, onde deve-se selecionar conforme a impressão desejada. Se preferir visualizar antes de imprimir, basta selecionar para imprimir em PDF.
Estatísticas
- Esse tópico engloba 8 relatórios, sendo eles: previsão, lucros, sem vendas, custo médio, mapa anual, inventário, ABC vendas e ABC clientes.
Previsao
- Esse relatório traz a previsão de como estará o seu estoque no próximo mês com base no consumo médio dos seus produtos.
O cálculo utilizado para a previsão é: (saldo disponível÷consumo médio)×30 dias
Segue abaixo a imagem de acesso.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo onde deve-se selecionar os filtros de acordo com o desejado e escolher se deve considerar somente as vendas, pois se selecionar Não, o HCI irá considerar também as entradas dos produtos no estoque para o cálculo da previsão.
Segue abaixo a imagem da tela.
Lucros
O HCI possui o relatório de lucros, onde pode-se filtrar de acordo com os dados da tela da Figura 237, o relatório trará:
- Relação de produtos vendidos;
- Quantidade de produtos vendidos;
- Total em reais de cada produto vendido e percentual de lucro de cada um;
- Total de vendas em quantidades, total em reais e o lucro total em reais.
Segue abaixo o caminho para acesso do relatório.
- Na figura abaixo estão os parâmetros que podem ser utilizados para filtrar o relatório, por exemplo, se quiser saber quanto o vendedor 1 trouxe de lucro para empresa em um determinado período, basta filtrar por vendedor.
- A configuração dos parâmetros utilizados para gerar esse relatório fica ao seu critério.
Segue abaixo a imagem da tela.
Sem vendas
O HCI possui um relatório para identificar quais são os produtos que não são vendidos há um determinado tempo (a data que selecionar na figura 239), é de suma importância pois se o estoque do produto estiver baixo, mas sem vendas não compensa repor/comprar muitas unidades do mesmo, por exemplo.
O relatório trará as seguintes informações:
- Código do produto;
- Nome do produto;
- Data da última venda do produto.
Segue abaixo o caminho para acesso.
Na tela da Figura 239 é possível verificar os filtros que podem ser utilizados nesse relatório.
- Em Produtos sem saída há mais de 0 dias, deve-se inserir a quantidade de dias que se deseja filtrar, por exemplo, para os últimos 3 meses deve-se preencher com 90 dias.
- Se deixar os campos de códigos vazios, o HCI filtrará entre todos os produtos, assim como o campo Grupo.
Segue abaixo a imagem da tela.
Custo médio
- O custo médio é calculado de acordo com a data filtrada na Figura 241, onde o custo médio é (total pago÷quantidade comprada) na data filtrada.
Segue abaixo a imagem de acesso.
- Pode-se selecionar o código dos produtos desejados, ou deixar em branco para trazer todos. Selecionar o período, Grupo e Custo médio acima de são opcionais.
Segue abaixo a imagem da tela.
- Ao filtrar, as informações impressas no relatório são as discriminadas abaixo, onde o patrimônio considera o saldo do produto vezes o custo médio. E o custo médio (como já foi dito anteriormente), é o total pago dividido pela quantidade de entrada.
Segue abaixo a imagem da tela.
Mapa anual
- O HCI possui o relatório de mapa anual para a usa empresa, onde demonstrará os valores/quantidades de entradas/saídas dos produtos (de acordo com o que for selecionado na Figura 244), discriminados mensalmente durante o ano indicado.
Segue abaixo o caminho de acesso ao relatório.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo onde deve-se filtrar de acordo com o desejado.
Segue abaixo a imagem da tela.
Inventário
- O HCI possui a função de inventário, ao gerar um novo inventário, se o saldo real do produto (o que você possui no estoque) for diferente do indicado no HCI, pode-se alterar manualmente através do inventário.
Segue abaixo a tela de acesso ao inventário.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo onde pode-se filtrar por código, grupo, local, lista preço, ou apenas clicar em Aceita conforme destacado na Figura 246.
- Após aceitar o inventário carregará os produtos com seus devidos saldos em saldo, onde se precisar ajustar algum saldo real do produto, basta clicar duas vezes sobre ele e em alterar, preencher o saldo real, gravar e sair.
- Ao realizar esse procedimento basta clicar em Ajustar (botão ao lado do botão excel da figura 246).
O HCI irá perguntar se deseja ajustar os saldos dos produtos no estoque, basta confirmar.
ABC Vendas
- O HCI possui o relatório de ABC Vendas onde em relação aos produtos, trará quais foram os mais vendidos (por quantidades) e os que trouxeram mais retorno (R$) no período selecionado.
Segue abaixo a imagem de acesso.
Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo, onde na ordem se deixar como padrão, virá na ordem selecionada no ABC (destacado em vermelho na figura abaixo).
- O campo destacado em verde serve para filtrar por cliente, assim saberá quais os produtos que ele mais comprou no período selecionado e qual foi o produto que te trouxe maior retorno (R$), se quiser também tem como deixar o campo cliente em branco.
- O campo destacado em amarelo serve para selecionar um cliente, dessa forma o relatório saíra com todos os produtos vendidos no período, porém os produtos que o cliente selecionado comprou virão com um asterisco na frente.
Ao clicar em visualizar, as informações geradas serão as da imagem abaixo.
- Os valores percentuais se referem aos produtos gerados nesse relatório, por exemplo:
- O relatório gerado abaixo foi ordenado por valores, perceba que destacado em amarelo estão os percentuais referentes aos valores recebidos de acordo com os produtos, o produto que mais trouxe retorno foi o tênis, porém o produto que teve maior quantidade vendida (% destacado em verde) foi o BB Cream.
Se somar os percentuais chegará a 100% pois o relatório se baseia somente nos produtos vendidos no período seleciono, a justificativa desse cálculo é representada na coluna Acumulado.
ABC Clientes
- O relatório ABC Clientes funciona da mesma forma que o ABC Vendas, porém ao invés de representar os produtos, representa os clientes, a quantidade total de produtos que ele comprou, os valores totais, e também tem uma coluna para verificar o peso total dos produtos se quiser/se o peso estiver cadastrado nos produtos.
Segue abaixo a imagem para acesso.
É possível filtrar por cliente, selecionar os produtos nos campos Código de:, alterar o período, entre outros filtros representados abaixo.
- O campo ABC, assim como no ABC vendas, serve para definir qual será a ordenação dos percentuais representados no relatório.
Segue abaixo a imagem da tela.
Materiais
- Esse menu é utilizado somente por quem trabalha com produtos compostos/diferentes de nível 1, conforme explicado no cadastro de produtos (item 1.5.1.1-Dados Cadastrais) desse manual.
Manual
- Esse menu serve para realizar a produção manual dos produtos compostos, para acessar basta seguir o caminho da imagem abaixo.
- Ao acessar abrirá a tela da Figura 253, onde deve-se selecionar o produto composto que se deseja produzir, inserir a quantidade e clicar em incluir.
- Em Tipo produto SPED é sempre bom preencher corretamente mesmo que a sua empresa não utilize o módulo de SPED ainda, pois pode ser útil caso precise gerar um SPED antigo futuramente.
- Após incluir todos os produtos que se deseja produzir, basta clicar em visualizar e o sistema irá perguntar confirma gerar programa de produção, depois confirma atualização automática do estoque e também perguntará se deseja dar baixa só nas matérias primas utilizadas para composição dos produtos, ou se para os produtos semiacabados (níveis entre 2 e 5) deseja baixar os produtos semiacabados mesmo.
Por exemplo: Ao selecionar para dar baixa nos produtos semiacabados: Supondo que tenhamos fabricado o produto Bolo de chocolate com cobertura de chocolate com maçãs de decoração. O produto citado possui em sua composição a massa, que é composta por: - Ovos, leite, margarina, açúcar, farinha e chocolate, ou seja, a massa é um produto semiacabado (nível entre 2 e 5); A cobertura, assim como a massa, também é um produto semiacabado pois possui em sua composição: achocolatado, margarina e leite condensado; Já a maçã é uma matéria prima, ou seja, produto nível 1. Temos 2 produtos semiacabados e 1 matéria prima na composição do produto bolo.
Se optarmos para dar baixa somente nas matérias primas, o HCI irá verificar todas as matérias primas que compõem os produtos utilizados para produzir o bolo e dará baixa no estoque. Ou seja: Ovos, leite, margarina, açúcar, farinha, chocolate; achocolatado, margarina, leite condensado; e maçã.
Se optarmos por dar baixa nos produtos semiacabados, o HCI irá dar baixa nos produtos: massa, cobertura e maçã. O HCI sempre irá dar baixa nas matérias primas que estiverem soltas na produção. Por exemplo:a maçã, mesmo não sendo produto semiacabado, ela faz parte da produção sozinha então se foi utilizada, deve sair do estoque.
Observação: Toda produção possui um número do programa de produção, esse número é informado tanto na hora de gerar o programa manual, quanto na hora de verificar em operação estoque, no documento estará PROG. e o número da produção.
Segue abaixo a imagem da tela.
Automático
- Se preferir que o sistema faça a produção de forma automática o HCI possui essa opção, onde ele verifica quais são os produtos compostos presentes nos pedidos de vendas pendentes e produz.
Segue abaixo o caminho para acesso.
- Nessa tela deve-se informar o número para o programa de produção, e a data dos pedidos pendentes para que os produtos sejam produzidos, após preencher basta clicar em visualizar e confirmar em quais produtos devem ser dado baixas (semiacabados ou matérias primas).
Segue abaixo a imagem da tela.
Cancelar
- É possível cancelar um programa de produção se necessário, basta acessar através do caminho abaixo.
Para cancelar uma produção deve-se inserir o número do programa de produção, clicar em efetuar pesquisa, se quiser pode visualizar antes de clicar em estornar.
- Ao estornar, o HCI estorna também as movimentações de estoque (em operação>estoque).
Segue abaixo a imagem da tela.
Componente
- Esse relatório traz a informação de qual produto final/semiacabado, o produto selecionado faz parte da composição, ou seja, voltando ao exemplo do bolo (citado no item 4.3.6.1 desse manual), se você selecionar o item maçã, aparecerá no relatório que o produto maçã é utilizado para compor o produto bolo. Se ele fosse utilizado na composição de mais algum produto, apareceria nesse relatório.
Segue abaixo a imagem da tela.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo onde deve-se selecionar o produto que deseja consultar e clicar em visualizar, o relatório também trará a quantidade necessária desse produto para compor o produto ao qual ele está associado.
Segue abaixo a imagem da tela.
Composição de custos
- Esse relatório trará a composição de custos dos produtos compostos, assim como os produtos que compõem cada semiacabado ou produto final, de acordo com o filtro realizado na Figura 261.
Segue abaixo o caminho para acesso ao relatório.
- Ao acessar abrirá a tela da figura abaixo, onde deve-se selecionar os filtros de acordo com a preferência, se não preencher os códigos para filtrar, o sistema trará no relatório todos os produtos semiacabados e finais e suas devidas composições e custos.
Segue abaixo a imagem da tela.
Produtos sem composição
- Esse relatório traz os produtos de nível diferente de 1 que não possuem composição (produtos vinculados a ele no HCI na composição).
Segue abaixo a imagem de acesso.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo, onde não há filtro, somente é possível visualizar ou imprimir o relatório com todos os produtos de nível diferente de 1 (produtos sem composição).
Alteração de produtos
- Esse relatório traz todos os produtos que foram alterados o preço na hora da venda, e o respectivo pedido no qual foi alterado, além da data da última alteração.
Segue abaixo o caminho para acesso.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo onde pode-se realizar os filtros de acordo com a preferência.
Caixa/Contas
- Nesse tópico encontramos relatórios referente aos caixas e as contas.
C. Pagar/Receber
- Esse relatório traz a relação das contas à pagar e a receber (varia de acordo com o filtro utilizado na Figura 267).
Segue abaixo a imagem com o caminho de acesso.
- Ao acessar, abrirá a tela da imagem abaixo onde os filtros são realizados de acordo com a sua preferência, esse relatório tem a opção de gerar um arquivo em excel ao término da pesquisa.
Contas/Cliente
- Nesse tópico temos alguns relatórios específicos relacionados aos clientes. Veremos com detalhes à seguir.
Caixa por cliente
- Nesse relatório teremos os caixas separados por cliente, as informações geradas por ele são: se é um lançamento de crédito ou de débito, se está previsto ou atrasado, qual foi o banco de lançamento, centro de custo, data, nº do documento e o valor acumulado das contas no período selecionado.
Segue abaixo a imagem da tela para acesso ao relatório.
- Ao acessar o relatório abrirá a tela da Figura 269, onde deve-se selecionar os filtros de acordo com a preferência, porém é obrigatória a seleção do cliente.
ABC Cliente/Fornecedor
Esse relatório gera um ranking com os clientes que compraram no período selecionado na Figura 171, o relatório trará:
- O código do cliente;
- Nome do cliente;
- O valor que o cliente gastou no período selecionado;
- A porcentagem (%) que corresponde ao valor que foi gasto;
- O acumulado que chega até 100 no final do relatório pois é a soma dos valores porcentuais.
Segue abaixo a imagem de acesso.
- Ao acessar abrirá a tela da Figura 271 onde deve-se selecionar o tipo de relatório, se é referente aos clientes ou aos seus fornecedores, a data de referência e classificação se preferir.
Segue abaixo a imagem da tela.
Análise
- O HCI possui um relatório para realizar a análise dos clientes, deve ser analisado um cliente de cada vez, o relatório trará as informações da Figura 274.
Segue abaixo o caminho para acesso.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo, onde deve-se selecionar o cliente e o período desejado.
- Ao filtrar, o relatório trará as informações abaixo, referente ao cliente selecionado.
Caixa/Período
- O HCI possui um relatório que traz todas as movimentações dos caixas de acordo com o período selecionado e os filtros da Figura 276.
Segue abaixo o caminho para acesso.
- Ao acessar abrirá a tela da figura abaixo onde deve-se selecionar o filtro de acordo com o desejado.
Caixa/C.Custo
- Esse relatório assim como o relatório de caixa por período, traz todas as movimentações dos caixas de acordo com o período selecionado e os filtros da Figura 278, porém esse relatório é mais completo.
Segue abaixo a imagem de acesso.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo, onde deve-se selecionar os filtros de acordo com a preferência.
Extrato conta
- O HCI possui o relatório de extrato das contas bancárias de acordo com os bancos em que as movimentações foram lançadas no sistema. Segue abaixo o caminho para acesso.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo, onde deve-se selecionar o banco para visualizar ou imprimir o extrato, além do período e os filtros de acordo com a sua preferência.
Saldos bancários
- Esse relatório traz todos os saldos dos bancos cadastrados no HCI.
Segue abaixo o caminho para acesso.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo onde possuímos apenas as opções imprimir, visualizar ou cancelar.
Estatísticas
Nesse tópico temos três relatórios de estatísticas:
- Previsão de caixa;
- Resumo anual;
- Previsto x Real.
Previsão de caixa
- Esse relatório se baseia nas contas à receber, à pagar e atrasadas no período selecionado para gerar a previsão do caixa.
Segue abaixo a imagem com o caminho de acesso.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo, onde deve-se filtrar de acordo com a preferência, se deixar o botão Mostrar contas fechadas na previsão? marcado como Não, ele trará somente os valores que não foram pagos/que não venceram ainda, ou seja, trará (além da descrição e valores separadamente) o valor total que entrará e sairá até a data selecionada e a soma deles que é de fato o valor da previsão.
Segue abaixo a imagem da tela.
Resumo anual
- Esse relatório trará os valores totais recebidos/pagos separados por centro de custos mensalmente, de acordo com o ano selecionado.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo onde deve-se selecionar os filtros de acordo com o desejado.
Previsto x Real
- Esse relatório trará as informações referentes as datas previstas de pagamento e datas reais, assim como: cliente, descrição, centro de custo, valor previsto, valor real e banco em que as contas foram lançadas.
Segue abaixo o caminho de acesso.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo onde deve-se filtrar conforme o desejado.
Notas fiscais
Nesse tópico é possível gerar os seguintes relatórios de notas fiscais:
- Relatório geral;
- Cadastro;
- SAT-NFCe;
- Cadastro NFSe;
- Impressão NFSe.
Relatório
Esse relatório traz as seguintes informações referentes ás notas fiscais:
- Nº da nota;
- Data;
- Se a nota é de entrada ou saída;
- Nome do cliente;
- UF;
- Base ICMS;
- Valor do ICMS/ICMS ST;
- Valor do IPI;
- Total da nota.
Para acessar basta seguir o caminho da imagem abaixo.
- Ao acessar pode-se filtrar por nota de saída, de entrada ou todas, selecionar o período, e se deseja exibir CFOP no relatório.
Segue abaixo a imagem da tela.
Cadastro
- O HCI possui esse relatório para visualizar as notas fiscais emitidas com os produtos de cada nota, atualmente a única alteração que pode ser feita através desse cadastro é a exclusão desses registros de notas no HCI.
Por exemplo: Se a nota foi cancelada por algum motivo e você deseja emitir outra com o mesmo código é preciso excluir o registro da nota, se não o HCI não deixará esse código ser utilizado novamente.
Segue abaixo o caminho de acesso.
- Ao acessar abrirá a tela de pesquisa com todos os registros de notas, para excluir ou verificar os produtos presentes na nota basta clicar sobre a nota desejada. Ao clicar abrirá uma tela semelhante a essa indicada na imagem abaixo.
SAT-NFCE
- Para os clientes que possuem SAT-NFCe contratado na HCI, esse relatório traz a relação dos cupons emitidos, no período selecionado na Figura 294, se preferir pode indicar a pasta aonde os XMLs se encontram para imprimir o cupom novamente/visualizar.
Segue abaixo o caminho para acesso.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo onde pode-se filtrar, ou selecionar a pasta que contém os XML’s.
Gerencial NFe
Esse relatório traz além das informações citadas no item 4.4.8.1-Relatório desse manual, as informações completas dos impostos como:
- COFINS;
- COFINS ST;
- PIS;
- PIS ST;
- ISSQN.
Segue abaixo o caminho de acesso.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo onde deve-se filtrar de acordo com o desejado.
Cadastro NFSe
- O relatório de cadastro NFSe funciona assim como o relatório de cadastro de notas fiscais comum, pois o mesmo traz as informações das NFSe’s geradas, se for preciso cancelar, pode-se excluir o registro para utilizar o mesmo código novamente também.
Segue abaixo o caminho de acesso.
- Ao acessar uma NFSe abrirá a tela da imagem à seguir com as informações da NFSe selecionada.
Impressão NFSe
- O HCI possui o relatório de impressão de NFSe onde as informações impressas no relatório de NFSe são: RPS, data, série, IRRF, INSS, ISS, PIS, COFINS, CSLL e total da nota.
Segue abaixo o caminho de acesso.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo onde deve-se selecionar o período desejado para visualização ou impressão do relatório.
Pedidos/OS
- Nesse tópico possuímos diversos relatórios referentes aos pedidos de vendas, de compras e ordem de serviço.
Vendas
- Nesse tópico há os relatórios dos pedidos, comissões, impostos, pendências, entregas e relatório de carga.
Pedidos
- O HCI possui um relatório com os pedidos de vendas emitidos de acordo com o filtro selecionado, onde ao filtrar da forma padrão (somente pela data) as Informações impressas no relatório de pedidos de vendas são: nº do pedido, sigla se está pendente/faturado/empenhado/cancelado, data de emissão, data de faturamento, cliente, número do faturamento, total, ICMS, IPI, vendedor, e valores totais dos pedidos emitidos nesse relatório.
Segue abaixo a imagem de acesso.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo onde pode-se filtrar de acordo com o desejado.
Comissões
- O HCI possui o relatório de comissões por vendas, onde o filtro deve ser selecionado da forma que desejar na figura 304.
Segue abaixo o caminho de acesso ao relatório.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo, onde ao filtrar por Faturamento ou Recebimento (sem selecionar um vendedor específico) o HCI irá gerar um relatório com todos os vendedores, separados por página, o nome do vendedor aparecerá no topo do relatório ao lado da data.
Impostos
- O HCI possui o relatório de impostos, onde traz as informações de nº do pedido, CFOP, nº de fatura, data de faturamento, cliente, total do pedido, ICMS e IPI.
Segue abaixo o caminho de acesso.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo, onde deve-se selecionar o período, e se deseja que apareçam os pedidos de compras também.
Pendências
- Esse relatório traz os itens que estão pendentes e empenhados no HCI, as informações presentes nesse relatório são: nº do pedido, data, cliente, produto, quantidade de produto e valor total do produto.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo onde pode-se selecionar o produto desejado, ou simplesmente visualizar/imprimir dessa forma o HCI trará a lista de todos os itens pendentes.
Entregas
- Esse relatório trará as seguintes informações em relação as entregas: data de entrega, nº do pedido, cliente, valor do pedido, valores acumulados nesse relatório e se a entrega está atrasada.
Segue abaixo o caminho de acesso.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo onde pode-se filtrar de acordo com o desejado, as informações geradas pelo relatório citadas anteriormente, se baseiam no filtro igual ao da imagem abaixo (sem filtrar status e produtos).
Relat.carga
O relatório de carga serve para incluir os pedidos que irão nessa carga/transporte, pode-se incluir diversos pedidos já realizados, o HCI trará as seguintes informações:
- Produtos dos pedidos;
- Unidade de medida de cada produto dos pedidos;
- Quantidade de produtos;
- Peso total de cada produto comprado;
- Peso total da carga.
- Ao gerar deve-se salvar no computador ou imprimir se desejar visualizar posteriormente, pois não fica armazenado no HCI.
Segue abaixo a imagem de acesso.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo onde deve-se inserir o número dos pedidos que irão nessa carga e clicar em inclui, pode-se incluir mais de um pedido, ao finalizar basta clicar em visualizar ou imprimir.
Compras
- Nesse tópico há os relatórios dos pedidos, impostos, pendências e entregas.
Pedidos
- O HCI possui um relatório com os pedidos de compras emitidos de acordo com o filtro selecionado, onde ao filtrar da forma padrão (somente pela data) as Informações impressas no relatório de pedidos de vendas são: nº do pedido, sigla se está pendente/faturado/empenhado/cancelado, data de emissão, data de faturamento, cliente, número do faturamento, total, ICMS, IPI e valores totais dos pedidos emitidos nesse relatório.
Segue abaixo a imagem de acesso.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo onde deve-se selecionar os filtros de acordo com a preferência.
Impostos
O HCI possui o relatório de impostos, onde traz as seguintes informações:
- Nº do pedido;
- CFOP;
- Nº de fatura;
- Data de faturamento;
- Cliente;
- Total do pedido;
- ICMS;
- IPI.
Segue abaixo o caminho de acesso.
- Ao acessar abrirá a tela abaixo onde deve-se filtrar de acordo com o desejado.
Pendências
- Esse relatório traz os itens que estão pendentes e empenhados nos pedidos de compras do HCI, as informações presentes nesse relatório são: nº do pedido, data, cliente, produto, quantidade de produto e valor total do produto.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo onde deve-se selecionar o produto para pesquisar, ou deixar em branco para aparecer todos os produtos que estão com pendências/empenhados nos pedidos de compras.
Entregas
- Esse relatório trará as seguintes informações em relação as entregas: data de entrega, nº do pedido, fornecedor, valor do pedido, valores acumulados nesse relatório e se a entrega está atrasada.
Segue abaixo o caminho de acesso.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo onde deve ser filtrado de acordo com a preferência.
Ordem de serviço
- Nesse tópico há os relatórios das ordens de serviços, comissões, impostos, pendências e entregas.
OS
Esse relatório nos trará as seguintes informações:
- Nº da O.S.;
- Data;
- Cliente;
- Nº da fatura;
- Valor da mão de obra;
- Valor das peças;
- Valor total;
- Código do vendedor.
- Os filtros devem ser realizados de acordo com a preferência.
Segue abaixo a imagem da tela.
Comissões
O HCI possui o relatório de comissões por ordem de serviço que traz as seguintes informações:
- Nº da O.S.;
- Documento;
- Cliente;
- Data de faturamento;
- Total da O.S.;
- Comissão por peças;
- Comissão por mão de obra;
- Total de comissão;
- Código do vendedor.
Segue abaixo o caminho de acesso ao relatório.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo onde deve-se filtrar de acordo com o desejado.
Impostos
O HCI possui o relatório de impostos onde traz as seguintes informações:
- Nº do pedido;
- CFOP;
- Nº de fatura;
- Data de faturamento;
- Cliente;
- Total do pedido;
- ICMS;
- IPI.
Segue abaixo o caminho de acesso.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo, onde deve-se filtrar de acordo com o desejado.
Pendências
- Esse relatório traz os itens que estão pendentes e empenhados nas ordens de serviços do HCI, as informações presentes nesse relatório são: nº do pedido, data, cliente, produto, quantidade de produto e valor total do produto.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo onde deve-se selecionar o produto para pesquisar, ou deixar em branco para aparecer todos os produtos que estão com pendências/empenhados nas ordens de serviços.
Entregas
O relatório de entregas de O.S. traz as seguintes informações: data de entrega, nº da O.S., status (pendente, faturado, empenhado...), valor total, valor acumulado e quais são as entregas que estão atrasadas. Para acessar o relatório basta seguir o caminho da imagem abaixo.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo onde deve-se filtrar de acordo com o desejado.
Duplicatas/Boletos
- Esse tópico contém relatórios para impressão de duplicatas e boletos.
Boletos
Antes de colocar esse módulo em produção, é necessário homologar junto ao banco, ou seja, emitir uma remessa e enviar para o banco verificar se os dados estão corretos, assim como o boleto (item 2.10.1-Boleto desse manual).
- Essa função serve somente para imprimir os boletos, assim como o tópico 2.10.1-Boleto, com a diferença de imprimir a etiqueta com informações do cliente (endereço e nome) e por essa rotina não dá para gerar PDF, visualizar antes de imprimir ou enviar por e-mail.
Segue abaixo a imagem para acesso.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo, onde deve-se filtrar e preencher as informações para a impressão dos boletos.
Duplicatas
- O HCI possui a essa função para realizar a impressão de duplicatas de contas que estão em centro de custo de débito.
Para acessar basta seguir o caminho da imagem abaixo.
Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo onde deve-se parametrizar da forma que desejar para imprimir as duplicatas, é possível visualizar antes de imprimir.
Gráficos
- Nesse tópico é possível visualizar gráficos de caixa/contas, previsão de caixa e estoque.
Caixa / Contas
- Para acessar os gráficos de caixa/contas basta seguir o caminho abaixo.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo onde destacado em amarelo deve-se preencher conforme o desejado, destacado em verde deve-se selecionar o centro de custo (ao acessar tem a opção de “selecionar todos”) e a empresa à qual os gráficos irão se referir.
- Após realizar essas configurações, basta clicar em “preparar” botão destacado na cor roxa, e selecionar o gráfico desejado para visualizar (no retângulo destacado em azul).
Previsão de caixa
- Para o gráfico de previsão de caixa basta seguir o caminho da imagem abaixo, ao acessar deve-se selecionar a data desejada, moeda, empresas, clicar em preparar e clicar em previsão de caixa para visualizar o gráfico.
Segue abaixo a imagem da tela para realizar os filtros citados anteriormente.
Estoque
- Para os gráficos de estoque basta seguir o caminho da imagem abaixo, ao acessar deve-se selecionar as datas desejadas, se é para gerar em valores ou quantidades, moeda, grupos dos produtos, empresas, clicar em preparar e selecionar os gráficos para visualização.
Segue abaixo a imagem da tela para realizar os filtros citados anteriormente.
Parâmetros
- Nesse tópico são encontrados os parâmetros do sistema, configurações e ferramentas.
Sistema
- Esse tópico traz os parâmetros gerais, as senhas e ferramentas como: recriar índices, recalcular estoque, pesquisa SQL, compatibiliza registro V3, acerta relatório gerencial (compra) e valores negativos.
Senhas
- Através do caminho abaixo é possível configurar as senhas dos usuários e as áreas do sistema que eles podem ter acesso.
- Ao acessar abrirá a tela de pesquisa abaixo onde ao clicar sobre qualquer usuário (nesse caso só temos o supervisor cadastrado) pode-se incluir um novo usuário.
- Ao clicar em incluir deve-se preencher primeiro o campo destacado na cor preta, após nos campos destacados em vermelho, selecionar as funções que o usuário terá acesso. Em mapa de acesso é possível selecionar de uma forma visualmente melhor quais serão os campos que o usuário terá acesso.
- Ao finalizar basta clicar em gravar, a partir da criação desse novo usuário o HCI ao iniciar irá solicitar usuário e senha para acesso.
Parâmetros gerais
- Nesse menu temos diversas abas de configurações referentes aos parâmetros gerais do HCI.
Segue abaixo o caminho de acesso.
- Aba Geral
Ao acessar abrirá a tela figura 345 a descrição dos campos seguem abaixo.
- Destacado em vermelho deve-se selecionar o número de casas decimais nos preços unitários e no estoque;
- Destacado em azul claro temos as datas de fechamento de estoque e de caixa, anterior a essa data não é possível fazer alterações, ou seja, se um funcionário tentar estornar algum produto do dia 01/06/2019 não conseguirá pois o caixa está fechado até o dia 02/06/2019;
- Destacado em verde temos o percentual padrão de ICMS que deve ser alterado se o % ICMS da sua empresa for diferente; temos abrir pesquisa antes de cadastro isso significa que sempre ao abrir qualquer tela, por exemplo pedido de venda, aparecerá a tela de pesquisa com os pedidos de vendas. Se deixar essa opção selecionada como N (não) o sistema abrirá automaticamente o último pedido de venda (para o caso do exemplo);
- A comissão deve ser selecionada se quer que seja por produto ou por vendedor - se selecionar comissão por produto, no cadastro do produto aparecerá o campo para indicar o porcentual de comissão, e a comissão por produto valerá para todos os vendedores (será igual);
- Destacado em preto temos as opções de escolher número ao duplicar pedido, trabalha com tabela de preço por item (se deixar como sim, na hora de incluir um produto no pedido aparecerá a opção com o nome da tabela, ao clicar sobre ela pode alterar para qual tabela quiser) e os encargos para a primeira parcela, ambos devem ser preenchidos de acordo com a forma que se deseja trabalhar na sua empresa.
- Destacado em cinza temos a opção de imprimir um relatório após a duplicata, a quantidade máxima de parcelas para cadastrar nas condições de pagamentos, e se trabalha com leitor de código de barras;
- Destacado em roxo temos Tabelas visualizadas só pelo supervisor onde como padrão no primeiro campo deve-se selecionar qual é a tabela de preço de custo, se quiser ocultar mais tabelas para os funcionários basta selecionar;
- Destacado em amarelo temos as opções de máscara para valores e quantidades onde pode ser ponto ou vírgula, no Brasil o padrão é virgula;
- % Juros/dia para aviso de cobrança - se preencher irá no aviso de cobrança (item 3.4-Aviso de cobrança (Carta/Etiquetas/E-mail), desse manual);
- Filtro máximo de registros nas tabelas de grande porte - pode-se digitar o valor que desejar, como padrão vem 5.000, pois se houverem muitos registros o HCI demorará para processar a pesquisa caso ela resulte em muitos resultados;
- Salva tela de pesquisa na saída - se selecionar como S (sim), se um usuário pesquisou como campo unidade, quando acessar a tela novamente o campo de pesquisa estará unidade, assim como o tipo de busca, se um usuário deixou para buscar por iniciais quando acessar novamente a pesquisa estará como iniciais até que outro usuário altere. Na figura 345 através da seta amarela pode-se visualizar os campos de pesquisa citados como exemplo;
- Destacado em azul escuro temos as máscaras, elas se referem a forma que o campo ficará ao digitar as informações (se terão traços, quantos dígitos pode incluir...); Versão para download e modo teste são de uso interno da HCI, onde ao preencher o número de série em versão para download o HCI baixará o programa referente a esse número de série; modo teste é ativado quando o cliente está testando o sistema; O campo Editar histórico do cliente ao lançar pedido se marcar como S (sim) o sistema abrirá uma tela de histórico toda vez que for lançar um pedido, onde é possível escrever algo no histórico do cliente, essas observações serão as mesmas que apareceram na aba 4-comentários do cadastro de clientes;
- Destacado em marrom temos as personalizações referentes a aparência do HCI, as cores podem ser alteradas nesse campo e a imagem do plano de fundo do HCI pode ser alterada através do botão indicado pela seta na imagem abaixo.
- Aba Nota fiscal
Nessa aba devem ser configuradas as CFOP’s padrão para cada tipo de situação que consta na imagem abaixo; Deve ser selecionado se deseja faturar automaticamente os pedidos gerados a partir de XML de importação, e se para nota fiscal de importação os impostos serão calculados de forma automática pelo sistema ou serão feitos cálculos manuais.
- Aba Vendas
Nessa aba constam os parâmetros para vendas.
Segue abaixo a descrição de cada campo presente na figura 347.
- Destacado em vermelho: Permite edição nos preços - se marcado como N (não) os usuários não conseguiram editar os preços na hora da venda, assim como Permite edição na quantidade;
- Inibe vendas para clientes em atraso - se estiver marcado como S (sim) o sistema não deixará faturar o pedido se o cliente possuir alguma conta em atraso no HCI;
- Tabela para vendas - será a tabela de preços que estará pré-definida na hora da venda;
- Máximo % de desconto - aqui deve-se definir qual a maior porcentagem de desconto permitida por venda;
- Banco para lançar as contas a receber - deve-se definir um banco padrão para lançamento das contas a receber.
- Destacado em azul claro: Confirma baixa no estoque e Confirma lançamento no caixa se marcar como S (sim) o sistema sempre perguntará se deseja dar baixa no estoque e se deseja lançar no caixa, se deixar como N (não) o sistema não perguntará e dará baixa e lançará automaticamente;
- Cd.Pg. - deve-se definir uma condição de pagamento padrão para as vendas, a mesma pode ser alterada na hora de realizar o pedido se necessário;
- Lucro mínimo% - deve-se definir o lucro mínimo permitido por venda.
- Destacado em verde: Senha para liberação de vendas é a senha utilizada para liberar vendas quando não é possível faturar ela, por exemplo no caso do cliente com fatura em atraso ou quando bloqueia venda para cliente que está na lista negra, quem possui essa senha pode clicar em Lib. Venda no pedido de venda e digitar a senha para liberar o faturamento do pedido;
- Impressão de carnê no orçamento - Se deixar essa opção ativada, o HCI irá perguntar se deseja imprimir os boletos na hora do faturamento quando a venda for parcelada;
- Permite edição das parcelas - Se deixar essa opção ativada o HCI irá abrir a tela para editar os valores e datas das parcelas se desejar;
- Imprime duplicata após faturar - Se deixar essa opção ativada, após faturar o pedido que não for pago à vista o sistema perguntará se deseja imprimir a duplicata;
- Tipo duplicata - Há dois modelos de duplicatas, o modelo preferido deve ser selecionado nesse campo para se tornar o padrão.
- Destacado em preto: Mensagem cliente lista negra aqui pode-se editar a mensagem que aparecerá na tela na hora do pedido de venda quando o cliente estiver com classificação lista negra;
- Bloquear faturamento com saldo negativo - Se o produto que estiver com saldo negativo no estoque não será possível faturar o pedido, somente se clicar em Lib. venda e digitar a senha para liberação de venda;
- Bloquear inclusão com saldo negativo - Se essa opção estiver ativada não será possível incluir no pedido o produto que estiver com saldo negativo no estoque.
- Destacado em azul escuro temos alguns parâmetros para orçamentos, deve-se selecionar o formato do orçamento (bobina ou formulário); o número de colunas se for bobina; o número de vias para os orçamentos e PDV; as linhas a pular no orçamento (configuração que deve ser realizada com o setor de suporte da HCI); o título na impressão do orçamento pode ser personalizado de acordo com a preferência; se quiser a opção de editar a mensagem do orçamento na hora da impressão, basta selecionar S, se deixar como N a mensagem padrão será a que estiver inserida nas três linhas abaixo dessa opção.
- Destacado em amarelo temos as configurações para as comissões sobre pedido de venda, se a comissão será paga sobre o valor dos impostos, sobre os descontos e pode-se subtrair um porcentual dos valores dos produtos antes de calcular a comissão do vendedor; temos a opção de ocultar o porcentual de comissão dos vendedores para que os usuários não possam ter acesso a essa informação (exceto o supervisor).
- Destacado em roxo: Força de venda é um módulo do HCI que deve ser adquirido separadamente, com ele é possível realizar vendas, consultar os pedidos que foram realizados por aquele usuário no aplicativo força de venda e visualizar os clientes, via smartphone ou tablets; Se esse módulo for contratado, ele deve ser ativado através desse botão porém com o auxílio do setor de implantação da HCI;
- Imprime boletos após faturar - Pode-se habilitar essa opção caso queira imprimir os boletos para os pedidos de vendas que foram parcelados;
- Recalcular pedido - Serve para recalcular um pedido faturado caso esteja com alguma divergência de informação;
- Gera NFCe para SP - Deve-se ativar se a sua empresa utiliza SAT e ele está temporariamente indisponível (a impressora quebrou/precisou trocar, por exemplo), porém precisa da ajuda do suporte da HCI pois há configurações necessárias à serem realizadas para gerar a NFCe.
- Destacado em marrom: Nome do campo Espécie, Nome do campo Marca, Nome do campo Numeração e Nome do campo Modelo referem-se aos nomes dos campos que aparecem na aba 4-Dados NF-e dos pedidos;
- Num. Linhas descr. (1/2) - refere-se ao número de linhas da descrição dos produtos quando imprime um pedido de venda como relatório.
- Aba Compras
Segue abaixo a descrição dos campos presentes na Figura 348, referente a aba Compras.
- Destacado em vermelho: Confirma baixa no estoque e Confirma lançamento no caixa se marcar como S (sim) o sistema sempre perguntará se deseja realizar baixa no estoque e se deseja lançar no caixa contas, se deixar como N (não) o sistema não perguntará e dará baixa e lançará automaticamente;
- Permite edição das parcelas - Se deixar essa opção ativada o HCI irá abrir a tela para editar os valores e datas das parcelas ao faturar o pedido;
- Destacado em amarelo: Cd.Pg padrão - deve-se definir uma condição de pagamento padrão para as compras, a mesma pode ser alterada na hora de realizar o pedido se necessário;
- Libera função (Libera Pedido) no PC? - Se deixar essa função ativada, os usuários (exceto supervisor) terão que digitar uma senha para liberar o pedido de compra;
- Senha para liberação de compras - Se ativar a opção acima, a senha para liberação será a senha definida nesse campo;
- Centro de custo da conta de frete - Deve-se definir um centro de custo para as contas de frete para pedidos de compras.
- Aba Formulários
Nessa aba devem ser configuradas as impressões dos formulários, tanto para impressão via bobina, como impressora matricial, laser ou a jato de tinta.
Essas configurações devem ser realizadas junto ao setor de implantação ou suporte da HCI.
Segue abaixo a imagem da tela.
- Aba Produtos
Segue abaixo a descrição dos campos presentes na Figura 350, referente a aba Produtos.
- Destacado em vermelho: Título dos campos das tabelas de preços - Aqui devem ser definidos os nomes para as tabelas de preços dos produtos, (por exemplo: tabela 1 - Custo, tabela 2 - Preço atacado, tabela 3 - Preço varejo...) os nomes devem ser definidos de acordo com a preferência.
- Destacado em azul escuro: Visualizar produtos - Se selecionar essa opção o cadastro de produtos será unificado para todas as empresas e o estoque será único.
- Centralizar na empresa - Deve-se selecionar uma empresa para centralizar os cadastros de produtos, essa configuração serve apenas para fins de controles internos do HCI.
- Destacado em verde claro: Complementar - Esse campo foi criado para ficar somente no cadastro de produtos onde pode-se inserir a informação complementar desejada, não é um campo obrigatório. O título do campo deve ser editado no campo destacado em verde claro da imagem abaixo.
- Aba Email
Nessa aba devem ser digitadas as informações referentes ao e-mail que será utilizado pela sua empresa para enviar orçamentos aos clientes/cobranças por exemplo. Se necessário, pode entrar em contato com o suporte para realizar a configuração.
- Aba Grades
- Conforme explicado no item 1.5.10-Grades desse manual, essa função serve para clientes que precisam utilizar grades em seu sistema, como por exemplo lojas de roupas onde as grades podem ser Tamanho e Cor sendo Grade 1 e Grade 2 respectivamente.
- Se for utilizar grades, basta habilitar conforme a figura 352; Label grade 1 e Label grade 2 são os campos para digitar os nomes padrão para as grades aparecerem nos pedidos, se não inserir nenhum o padrão ficará Grade 1 e Grade 2.
- Aba Ordenações
Nessa aba constam as ordenações referentes às telas de pesquisa do HCI, por exemplo Cadastro de centro de custos na Figura 353 esta ordenado por código e descendente, ou seja, quando abrir a tela de pesquisa de centro de custos apareceram as informações ordenadas do maior código para o menor.
Essa tela deve ser configurada conforme a preferência.
- Aba Ordem de serviço
Segue abaixo a descrição das funções dos campos da Figura 354.
- Ocultar comissão - Se habilitar essa função os usuários (exceto supervisor) não terão acesso aos valores das comissões dos vendedores nas ordens de serviços e relatórios.
- Campos de encargos Conforme explicado no item 2.6.3.8-Serviço extra desse manual, para habilitar essa aba deve-se selecionar a opção S em Exibir aba de serviço extra, os nomes desses campos podem ser alterados em Nome do campo encargo conforme a figura 354.
Recriar índices
Essa função não deve ser utilizada sem supervisão da HCI Sistema Integrados.
É utilizado para manutenção do sistema internamente em relação as pesquisas do HCI, segue abaixo a imagem da tela de acesso.
Recalcular estoque
Essa função não deve ser utilizada sem supervisão da HCI Sistema Integrados.
Recalcular estoque é utilizado para manutenção do sistema quando há alguma inconsistência no estoque, segue abaixo a imagem da tela de acesso.
Pesquisa SQL
Essa função não deve ser utilizada sem supervisão da HCI Sistema Integrados.
A pesquisa SQL é utilizada por desenvolvedores da HCI, onde é utilizada uma pesquisa via linguagem de programação SQL.
Backup/Restore
- Essa função é utilizada para realizar backup do sistema quando se possui o HCI na versão local e não web, o backup deve ser realizado diariamente.
Quando se possui mais de uma licença de HCI Local, o backup deve ser realizado do computador servidor.
Segue abaixo o caminho de acesso.
- Ao acessar abrirá a tela da imagem abaixo onde deve-se clicar em Realizar backup, ao clicar abrirá a tela para escolher aonde o arquivo de backup será salvo, esse arquivo deve ser salvo em nuvem ou pen drive/HD externo.
Barra de tarefas
Essa função serve para personalizar a barra de tarefas do HCI, segue abaixo a imagem da barra de tarefas em destaque na cor vermelha.
Para acessar a personalização da barra de tarefas basta clicar com o botão direito sobre ela, ou seguir o caminho da imagem abaixo.
Ao acessar abrirá a lista com a descrição dos botões que podem ser exibidos e ocultados da barra de tarefas, para habilitar algum botão que não esteja aparecendo basta clicar duas vezes sobre a descrição dele e automaticamente a descrição mudará para cor verde, isso significa que ele foi habilitado; Para desabilitar algum botão basta clicar duas vezes sobre a descrição que estiver na cor verde, quando mudar para vermelho significa que foi desabilitado.
Segue abaixo a imagem da tela.
Importar/Exportar
Essa função não deve ser utilizada sem supervisão da HCI Sistema Integrados.
- Importar/Exportar serve para importar ou exportar tabelas para o HCI, essa função é utilizada quando se possui um HCI e vai começar um HCI novo por exemplo, é possível exportar a tabela do HCI antigo e importar para o HCI desejado.
Segue abaixo a imagem da tela de acesso.
Parâmetros locais
Essa função não deve ser utilizada sem supervisão da HCI Sistema Integrados.
- Quando em um computador por motivos específicos precisa ser utilizado com os parâmetros diferentes dos outros computadores da empresa, é necessário alterar o sistema para parâmetros locais, o setor de suporte da HCI saberá analisar se realmente é preciso alterar para parâmetros locais.
Segue abaixo a imagem da tela de acesso.
Exporta/Importa dados (WHCI/HCIECF)
Essa função não deve ser utilizada sem supervisão da HCI Sistema Integrados.
- A rotina Exporta/Importa dados (WHCI/HCIECF) é utilizada quando se possui o módulo HCIECF, essa função serve para exportar e importar dados do HCIECF.
Segue abaixo o caminho de acesso.
Rotina de aviso a usuários
- Essa função serve para enviar avisos aos usuários, porém diferente da agenda o aviso não tem como programar data e hora por exemplo.
Segue abaixo a tela de acesso.
- Ao acessar abrirá a tela da figura abaixo onde deve-se selecionar o usuário para enviar o aviso e digitar a mensagem. Se o usuário estiver logado no sistema no mesmo momento do envio do aviso a mensagem chegará para ele em alguns segundos, se não estiver logado quando acessar o HCI a mensagem aparecerá.
Limpeza
Essa função não deve ser utilizada sem supervisão da HCI Sistema Integrados.
- A função Limpeza é utilizada para limpar as informações desejadas do HCI até o período informado, antes de realizar a limpeza é de suma importância realizar um backup das informações.
Segue abaixo o caminho de acesso.
SPED
Observação: Os títulos que estiverem na cor vermelha referem-se a módulos que devem ser adquiridos individualmente.
- Nesse tópico será explicada a utilização dos módulos de SPED Fiscal e SPED Contribuições, lembrando que esses módulos devem ser adquiridos separadamente.
SPED Fiscal (ICMS/IPI) - SPED
Observação: Os títulos que estiverem na cor vermelha referem-se a módulos que devem ser adquiridos individualmente.
- Para gerar o arquivo de SPED Fiscal é necessário realizar o preenchimento de diversos campos que serão explicados à seguir.
Segue abaixo o caminho de acesso ao SPED Fiscal.
- Aba Dados de abertura
Na tela da imagem abaixo devem ser solicitadas ao contador da sua empresa as informações de Perfil e Atividade em que a sua empresa se enquadram. A versão o setor de implantação da HCI preencherá na hora da primeira configuração.
- Aba Dados do contabilista
Os dados dessa aba devem ser preenchidos no cadastro da sua empresa, aba 9-Dados do contador (Sped).
Segue abaixo a imagem da tela.
- Aba IPI
Nessa aba deve ser preenchidos os dados dos campos destacados na cor vermelha, com as informações que o seu contador deve informar.
Segue abaixo a imagem da tela.
- Aba ICMS
Nessa aba devem ser preenchidas todas as informações conforme instrução do contador da sua empresa.
Segue abaixo a imagem da tela.
- Aba ICMS ST
Nessa aba devem ser preenchidos os campos destacados em amarelo e rosa de acordo com as informações fornecidas pelo contador da sua empresa, logo após deve-se clicar no botão destacado na cor verde da figura 374, ao clicar o HCI indicará aonde foi salvo o arquivo de SPED.
SPED Contribuições (PIS/COFINS)
Observação: Os títulos que estiverem na cor vermelha referem-se a módulos que devem ser adquiridos individualmente.
- O SPED Contribuições é um módulo adquirido separadamente, assim como o SPED Fiscal.
Informação importante: Antes de gerar o primeiro SPED Contribuições, devem ser configuradas as informações dos itens 6.9.2.2 e 6.9.2.3 desse manual.
SPED
Observação: Os títulos que estiverem na cor vermelha referem-se a módulos que devem ser adquiridos individualmente.
- Para acessar o SPED basta seguir o caminho da imagem abaixo.
- Aba Dados de abertura
Nessa aba devem ser preenchidos os campos destacados nas cores amarela e vermelha de acordo com a instrução do contador da sua empresa, a versão o setor de implantação da HCI preencherá na hora da primeira configuração.
Segue abaixo a imagem da tela.
- Aba Dados do contabilista
Os dados dessa aba devem ser preenchidos no cadastro da sua empresa, aba 9-Dados do contador (Sped).
Segue abaixo a imagem da tela.
- Aba ICMS ST
Nessa aba devem ser preenchidas as informações dos campos localizados dentro do quadrado verde da figura 378 com orientação do contador da sua empresa, a data preenchida no quadrado amarelo permanecerá a mesma para todas as abas.
Segue abaixo a imagem da tela.
- Aba PIS/COFINS
Devem ser preenchidas todas as informações dessa tela (com os dados fornecidos pelo contador da sua empresa), e clicar no botão destacado na cor vermelha da figura 379.
Segue abaixo a imagem da tela.
Cadastro de contas contábeis analítica
- Para cadastrar as contas contábeis basta acessar através do caminho da imagem abaixo.
- Devem ser preenchidas as informações abaixo conforme a orientação do contador da sua empresa.
Código contábil analítico p/ (M400, M410, M800, M810)
- Para acessar o código contábil analítico deve-se seguir o caminho da imagem abaixo.
- Nessa tela devem ser associadas as contas que foram criadas no item anterior (6.9.2.2, desse manual) conforme a instrução do contador da sua empresa.
Segue abaixo a imagem da tela.
